Makbuz defteri iki farklı konuya atıfta bulunabilir. Birincisi, bir perakendecinin, müşterilerin yaptığı alımlar için makbuzlar yazacağı bir kitaptır; örneğin antika veya konsinye dükkanlarında bulunan küçük mağazalarda yaygındırlar. Makbuz yırtılır ve müşteriye satın alma kaydı olarak verilir. İkinci makbuz defteri türü, yıl boyunca toplanan makbuzları vergi amacıyla düzenlemek ve saklamak için kullanılan bir dosya klasörü türüdür. İlk tanım daha yaygın olmasına rağmen, her ikisi de duruma bağlı olarak kullanılabilir.
Pek çok işletme, kalemlerin fiyatları sürekli değişiyorsa el yazısı bir makbuz defteri kullanıyor veya basılı makbuzları olan bir bilgisayar sistemi kurmak için fonları yok. Bunun gibi bir makbuz kitabı seçerken, birçok kişi her makbuzun karbon kopyalarını sağlayan bir kitap seçmeyi tercih ettiklerini bulur. Bu, hataların sıklığını azaltmaya yardımcı olur, çünkü çalışanlar geçici bir hata yapma olasılığını artıran iki farklı yerde değil, fiyat ve vergiyi yalnızca bir kez yazmaları gerekir. Karbon kopya makbuz defterleri standart bir kitaptan biraz daha pahalıya mal olur, ancak ekstra ücrete değer olabilir.
Diğer bir husus, kişisel bir makbuz defteri alıp alamayacağınızdır. Bunlar genellikle sayfanın başında önceden yazdırılan işletmenin adını, adresini ve telefon numarasını ve varsa banka çekiyle olduğu gibi varsa fatura numarasını gösterir. Bunlar ek bir ücrete tabi olsalar da, genellikle işletme adı olmadan boş bir makbuzdan çok daha profesyonel görünüyorlar. Ayrıca, bir müşterinin soru sorması olasılığını artırmaya veya referans makbuzuna sahip olduğundan başka bir şey satın almaları gerekiyorsa mağazayı tekrar ziyaret etmesine yardımcı olur.
Diğer makbuz defteri türü, bir saklama dosyası klasörü ve makbuzları saklamak için not defteri vergi döneminde çok yardımcı olabilir. Bu, özellikle harcamaları haklı göstermesi gereken serbest meslek sahipleri veya kesintileri belirten kişiler için geçerlidir. Araç masrafları veya ofis satın alma gibi farklı türde makbuzları saklamak için farklı klasörlerin yer aldığı bir makbuz defteri seçmek en iyisidir. Kısa açıklayıcı notlara izin veren bir kitap, bir alımın ne için olduğunu unutabilen veya yıl boyunca kesinti yapılabilen alımlardan büyük ölçüde yararlanan kişiler için de yararlı olabilir.
