Denetim izi, bir şirketin genel defterine kaydedilen bir günlük girişini veya ticari işlemi destekleyen bir dizi belgedir. Muhasebeciler veya denetçiler, muhasebe kayıtlarının zamanında, geçerli ve ilgili olduğunu kanıtlamak için belgelerin izini takip eder. Bir denetim izini takip etmek için, muhasebeciler bir işlem tanımlamalı, destekleyici belgeleri gözden geçirmeli ve dergi girişindeki her bir hesabın doğru olduğundan emin olmalıdır. Bilgisayarlı muhasebe yazılımı bu sürece başka bir katman ekler. Hangi kişinin genel muhasebe defterine girişi paylaştığını tanımlayan elektronik bir damga genellikle mevcuttur.
Denetim, doğru ve doğru olduğunu kanıtlamak için muhasebe bilgilerinin incelenmesini içerir. Bazı işlemler - nakit para, alacak hesapları ve envanter gibi işlemler gibi - çalışanlar tarafından dolandırıcılık veya suiistimal konusunda daha duyarlı olabilir. Bir denetçi bu işlemlere bakar ve işlemin amacını ve amacını ayrıntılandıran denetim izini izler. İz, denetçilerin bir girişin geçerli olup olmadığını tespit etmelerini sağlar. Matematiksel hesaplamalardaki hatalar da bu işlem sırasında keşfedilebilir.
Bir işlem yapmak sonraki adımdır. Denetçiler, orijinal evrakları ilgili işleme çekmeli ve bireysel belgeleri incelemelidir. Bu, denetçilerin işlemin tarihini, türünü ve amacını belirlemesini sağlar. İşlemleri yanlış muhasebe dönemine kaydeden muhasebeciler genellikle bu gözden geçirme için bir amaçtır. Denetim izinin bu bölümünde başka hatalar da olabilir.
Bir kez gözden geçirildiğinde, muhasebeciler şirketin genel muhasebe defterine ve diğer muhasebe defterlerine bakar. Denetçiler belgelerdeki bilgilerin deftere doğru girmesini sağlamak için doğru numaraları ve uygun muhasebe hesaplarını kontrol eder. Dergi girişi için ayrıntılı bir hesaplama gerekliyse, denetçiler doğruluğu sağlamak için bilgileri yeniden hesaplar. Son derece ayrıntılı işlemler, denetçilerin işlemi yapan muhasebeciyle görüşmesini gerektirebilir. Bu kişi, dergi giriş belgelerini denetim takibi sürecinin bir parçası olarak başlatmalıdır.
Elektronik muhasebe sistemleri denetim takibi sürecine ek bir katman sağlar. Bilgisayarlı muhasebe sistemlerinin çoğu, şirketin genel defterine kayıt yapan veya ayarlayanlar için anlık bir kayıt sağlar. Veri, sisteme bağlı olarak ad, veri, zaman, açıklama ve diğer bilgileri içerir. Denetçiler şirketin elektronik genel muhasebe defterine giriş yapabilir, bu denetim takibi kayıtlarını gözden geçirebilir ve bu verilerden işlemler yapabilir. Denetçiler, şirketler bu elektronik, ayarlanamayan denetim izi kaydına sahip olduklarında denetim izini daha kolay takip edebilirler.
