Mali yıl sonu sürecinin bir parçası olarak, fiziksel varlıklara sahip şirketlerin tipik olarak bir varlık envanterini doldurmaları gerekir. Bir varlık envanterinin amacı, finansal tablolarda listelenen tüm varlıkların yerlerini fiziksel olarak saymak ve belgelendirmektir. Bu süreç, her yıl sonunda gerekli olan hazırlığın bir parçası olarak kabul edilir ve tipik olarak yılın asıl bitişinden üç ila dört hafta önce planlanır.
Bir varlık envanterinde olması gereken dört öğe vardır: varlık listesinin finansal kayıtlardan incelenmesi, her bir varlığı fiziksel olarak incelemek, değerlemenin değişip değişmeyeceğini belirlemek ve yeni varlıklar eklemek. Bu işlem, varlık sayısına ve göreceli konumlarına bağlı olarak basit veya karmaşık olabilir. Bu envanterin iç personel veya üçüncü bir tarafça tamamlanabileceğini not etmek önemlidir. Bu envanterin en önemli kısmı, her bir maddenin fiziksel olarak denetlenmesini sağlamaktır.
Bir varlık envanterindeki ilk adım, önceki yıla ait finansal tablolara dahil olan varlıkların listesini gözden geçirmektir. Yıl içinde elden çıkarılmış veya sökülmüş olan parçaların tümü listeden çıkarılmalıdır. Bu aşamada öğenin talimatının ve değerlemesinin bir kopyası dosyaya eklenmelidir.
Bir sonraki adım, bir teftişe hazırlanırken varlıkları fiziksel yere göre organize etmektir. Hazırlanmak için envanter listesi düzenlenmelidir. Her maddeye benzersiz bir numara verilmelidir ve envantere maddenin dahil olduğunu gösteren bir yöntem verilmelidir. Bazı firmalar çıkartma, bazıları ise kayıtları güncellemek için bir barkod tarama sistemi kullanıyor.
Varlık envanteri sırasında genellikle kontrol edilmesi gereken iki madde vardır: Maddenin belirtilen konumdaki varlığı ve öğenin durumu. Örneğin, eğer ürün arızalanırsa veya ondan kaçınırsa envanter listesinde belirtilmelidir. Bu, öğenin değerinin düşmesine neden olabilir.
Yıl boyunca satın alınan veya satın alınan tüm yeni varlıklar, varlık envanteri listesine eklenmelidir. Dahil edilecek detaylar varlık sınıflaması, tanımı, yeri ve değerlemesidir. Mülkte henüz satın alınmamış ancak satın alınmamış mallar, değerleri finansal tablolardaki varlık değerlemesine dahil edilmediği sürece varlık listesinden çıkarılabilir.
