Çek numaranıza çek numaranızı ve ödeme tutarını kaydederek ve çek tutarının çekin yapıldığı hesaptaki mevcut bakiyenizin kaydından çekerek ödenmemiş çekinizi takip edebilirsiniz. Çek ödeme için sunulduktan sonra, bankanız parayı hesabınızdan kaldırır. Banka daha sonra, çekle ilgili işlemin tamamlandığını, genellikle çeki ödenmiş olarak listeleyen bir aylık hesap bildirimi sağlayarak ve bazı durumlarda, iptal edilen çekin orijinalini veya bir kopyasını dosyalarınız için sağlayarak size bildirir.
Çek, nakit için yasal bir ödeme alternatifidir. Her çek belgesi, banka adı, yönlendirme numarası ve çekle ödenecek parayı içeren hesabın bulunduğu ve sağ üst köşede bir çek numarası bulunan hesap numarası gibi belirli standart bilgiler içerir. Bu bilgiler taraflarca işlem ve banka tarafından çeki ödeme sistemi ile yapılan çekleri izlemek için kullanılır.
Her kontrol hesabı sahibi hesaptaki bakiyenin doğru bir kaydını tutmaktan sorumludur. Nakit para gibi, önce bankaya bildirmeden ya da hesaptaki parayı resmi olarak koymadan ödeme yapmak için bir çek kullanabilirsiniz. Banka, bir çek hesabındaki belirli fonların çek ödemesi için bankaya sunulana kadar ödenmemiş çekle yükümlülüğü olduğunu bilme hakkına sahip değildir. Çek sizin malınızı bıraktığında, alıcı ödeme için teklif verene kadar onu izlemenin tam anlamıyla bir yolu yoktur.
Olağanüstü bir çek, çekin kesilmesinden sonra hesap sahibi tarafından kağıt üzerinde yüzeysel olarak izlenebilir. Ardından, alıcı kontrolü elinde tutarken herhangi bir izleme sisteminden kaybolur. Alıcı ödeme için sunduktan sonra izleme için yeniden belirir. Bir alıcı çeke ödemeyi yatırmadan tutarı belli olmayan bir süre için tutarsa, hesap sahibinin kayıtlarında bir sorun yaratma eğilimindedir. Muhtemelen ödenmemiş bir çek tarafından zorunlu tutulan hesapta para kalır, fonların yanlış yönetilmesi ve fazla ödeme yapılması için bir fırsat yaratır.
Hesap sahipleri, herhangi bir zamanda gerçek bir hesap bakiyesini yansıtan bir hesap defteri tutarak, kâğıt üzerinde yapılan kontrolleri kontrol ederler. Muhasebe defterinde çek numarasını kaydeder ve çek tutarını hesaptaki bakiyeden düşersiniz. Genel muhasebe bakiyesi hesaptaki bakiyeden çek için ödeme yapılıncaya kadar farklılık gösterecektir, ancak ödenmemiş fonların mevcut bakiyesini yansıtmaktadır. Ayın sonunda, banka size bir hesap ekstresi sunar ve bazen iptal edilen çeklerin kopyalarını alır, böylece defterinizi hesap etkinliğinizle bağdaştırırsınız.
