Bir azaltma mektubu yazmak için, genellikle başvuruda bulunmanız veya eklemeniz gereken tüm belgelere sahip olarak başlamanız ve göndermek için bu belgelerin kopyalarını almanız gerekir. Mektubunuza, başvurduğunuz Dahili Gelir Servisi (IRS) ofisi ve kendi adınız ve iletişim bilgileriniz gibi muhatap için iletişim bilgilerini ekleyerek başlamalısınız. Mektup, iptal etmek istediğiniz ücretlerin ve net bir şekilde kısaltılmış bir göstergeyi ve bu ücretleri ödemek zorunda olmamanız gerektiğini düşündüğün nedenini içermelidir. Azaltma mektubunuz kötü niyet veya kötülükten hareket etmediğinizi göstermeli ve konuyu makul bir şekilde çözmek istediğinizi göstermelidir.
Bir azaltma mektubu, bir kuruluş ya da şirkete, genellikle IRS'ye, kuruluşun sizden talep ettiği ceza ücretlerinden ya da diğer masraflardan azaltma girişiminde bulunmak amacıyla yazılmış bir mektuptur. Mektubunuza bir dizi belge eklemelisiniz, bu yüzden yazarken gerekli tüm belgelerin bulunduğundan ve mektubunuzla birlikte göndermek üzere bu belgelerin kopyalarını aldığınızdan emin olun. Azaltma mektubunuzla birlikte orijinal belgeleri göndermeyin; bunlar postada kaybolabilir. Varsa, bir dava numarası ve azaltma nedeninizi onaylamanız gereken belgeler de dahil olmak üzere, borçlu olduğunuzu gösteren aldığınız mektubun bir kopyasını veya referansını eklemelisiniz.
Azaltma mektubunuz, iletişim kurduğunuz şirket veya ofisin iletişim bilgileri ile başlamalı ve ardından kendi iletişim bilgilerinizle başlamalıdır. Şirketteki bir kişinin, sizinle temasa geçen kişi veya bir IRS acentesi gibi ismini biliyorsanız, o zaman azaltma mektubunuzu bu kişiye yöneltmelisiniz, aksi takdirde “İlgilenebileceği Kişileri” kullanabilirsiniz. açıkça tahsil edilen tutar için azaltma istediğinizi açıkça belirtin ve gönderdiğiniz mektubun tarihini ve varsa davanızı veya hesap numaranızı belirtin. Azaltma talebinde bulunma nedeni açıkça belirtilmeli ve ailede doğal afet, ciddi hastalık veya ölüm gibi meşru bir sebep olmalıdır.
Bir felaketin neden olduğu hasarın fotoğrafları, hastalığınızı doğrulayan bir doktor mektubu veya bir aile ferdi için bir ölüm belgesi gibi, azaltma mektubunuzda belirtmiş olduğunuz nedeni desteklemek için belgeler içermelidir. Mümkünse, bir miktar kısmi ödeme şekli veya iptal etmek istediğiniz ceza ücretine neden olan tutarın geri ödenmesi için bir taksit planı talebinde bulunmaya çalışmalısınız. Bu kesinlikle gerekli olmayan iyi bir inanç hareketidir, ancak azaltmanızın kabul edilme olasılığını artırabilir. Bir azaltma mektubunun yasal bir belge olabileceğini ve böyle bir mektuptaki bu kasti aldatmacanın sahtekarlık veya suçlama suçlaması gerekçesi olabileceğini unutmayın.
