Bir gider geri ödeme politikası önemli bir belge olabilir ve bu nedenle planlama ve netlik gerektirir. Geri ödenecek harcamaları ve içermeyenleri içermelidir. Politikanın kime ait olduğunu ve masrafları hariç tutulan kişileri belirtmelisiniz. Azami geri ödeme özetlenmeli ve geri ödeme için hangi belgelerin gerekli olduğu açıkça belirtilmelidir. Belge sunumu için zaman çerçevesi, zaman çerçevesi ve geri ödemelerin yapılma şekli ile birlikte verilmelidir.
Bir gider geri ödeme politikası yazma sorumluluğunuz varsa, bunu çok dikkatli yapın. Dikkatsiz hatalar şirketiniz için veya geri ödeme beklentisiyle harcama yapan kişiler için maliyetli olabilir. Bu nedenle, sizin de dahil olmak üzere terimlerin herkes için açık olması çok önemlidir.
İlk olarak, hangi masrafların geri ödenebilir ve hangilerinin ödenmeyeceğini belirten bir liste hazırlamanız gerekir. Bu alıştırma, masraf geri ödeme politikanızı düzenlemenize yardımcı olacaktır. Tüm uygun ve uygun olmayan maddeleri nihai belgede listeleyemeyebilirsiniz, ancak sağladığınız bilgiler, çoğu giderin hangi kategoriye gireceği hakkında çok az soru bırakmalıdır.
Geri ödeme politikasının başlangıcına yakın bir yerde kime ait olduğunu belirtmelisiniz. Yalnızca belirli kişilere vermek istediğiniz belirli masraf iadeleri türleri olabilir. Örneğin, üst yönetim müşterilerle yemek yemek ve onları eğlendirmek için yapılan masrafların geri ödenmesine hak kazanabilir, ancak asistanlarının yalnızca yemek için geri ödemelerini kısıtlamak isteyebilirsiniz. Bu gibi durumlar iki yoldan biriyle etkili bir şekilde ele alınabilir. Politikanın her bölümünün kime ait olduğunu ve kiminle ilgilenmediğini özellikle belirtebilir veya dokümanı her grup için özel olarak uygulanan bölümler halinde düzenleyebilirsiniz.
Belirli gider türleri için maksimum maliyetlerin ele alınması gerekir. Bu yapılmazsa, sonuç çok büyük bir karışıklık ve belki de maddi kayıp olabilir. Bazı durumlarda maksimumların dalgalanması gerektiğinde, bunun ele alınma şekli açıklanmalıdır. Örneğin, iş seyahatleri için maksimum günlük gider geri ödemesi belirleyebilirsiniz, ancak belirli uluslararası şehirlere seyahat ederken miktarın artırılması gerekebilir.
Harcama geri ödeme politikasının, maliyetlerin uygun olması için ne tür bir belge veya kanıtın gerekli olduğunu açıkça belirtmesi çok önemlidir. Makbuzları isteyebilir veya müşteri gibi, maliyetin neden tutulduğu ve neden gerekli olduğu gibi ayrıntılı bilgiler içeren makbuzlar isteyebilirsiniz. Tüm masrafların özel bir formda gönderilmesini isteyebilirsiniz. Kararınız ne olursa olsun, bu bilgilerin açıkça iletildiğinden emin olun.
Ayrıca, geri ödeme masraflarını göndermek için son tarihler veya düzenlilik belirtmeniz gerekir. Politika, bu zaman çerçevesine uyulmaması durumunda ne olacağını bildirmelidir. Bireyler ayrıca ne zaman ve nasıl geri ödeneceklerinin farkında olmalıdır.
