Kağıt makbuzlara tutulması tavsiye edilen süre, ne için oldukları ve nasıl kullanılacağına bağlıdır. Bazılarının sonsuza kadar, bazılarının yedi yıl boyunca, diğerlerinin ise masraflarını kayıt altına almak için yeterince uzun tutulması gerekir. Farklı türde makbuzların zarflarını etkin bir şekilde takip etmek ve dosyalama sisteminde kontrolden çıkmamalarını sağlamak için zarfların tutulmasına yardımcı olabilir.
Bir makbuz vergiler üzerinde bir iddia yapmak için kullanılacaksa, vergi ile ilgili konularda sınırlamalar hüküm sürene kadar saklanmalıdır. Amerika Birleşik Devletleri'nde, vergi mükelleflerinin vergilerine iyi bir inanç düzeltmesi yapmak için üç yılı vardır, ancak İç Gelir Hizmeti önceki yılki dosyalara itiraz etmek için altı yıla kadar sürebilir. Bu gibi durumlarda kağıt makbuzları yedi yıl saklamanız tavsiye edilir, bu nedenle gerekirse kullanılabilirler. Bu, tüm gelir, satın alma, harcama ve yatırım kanıtlarını içerir.
Emeklilik hesaplarına yapılan katkılara ilişkin makbuzlar, depozito kanıtı sağlamak için sonsuza kadar tutulmalıdır. Aynı şekilde, borçların ödemeleri için sonsuza kadar veya kredinin tamamı ödenene ve borç veren bunu bildirmek için bir mektup verinceye kadar kağıt makbuzların saklanması tavsiye edilebilir. Hisse senetleri ve varlıklar gibi alımlar için alıcılar, varlıkları satana kadar makbuzlarını saklamalı, bu noktada dokümanları atabilirler. Maaş çekleri ve diğer ödemelerden kaynaklanan taslaklar, resmi vergi beyannamelerini kontrol etmek için bir yıl boyunca tutulmalı ve gelirin doğru bir şekilde beyan edilmesi durumunda atılabilirler.
Vergi alımları için bilgi sağlamak veya ödemeleri kanıtlamak için kağıt makbuzlara gerek yoksa, kredi ve banka kartı işlemlerine ilişkin makbuzları iki ay boyunca tutmak iyi bir fikirdir. Bu makbuzlar ifadelere göre kontrol edilebilir ve daha sonra atılabilir. Bir anlaşmazlık varsa, orijinal makbuz, bir alımın ne zaman ve nerede yapıldığı ve ne kadar yapılması gerektiği hakkında bilgi sağlayacağı için sorunu gidermeye yardımcı olabilir. Nakit makbuzlarla, harcamaları kayıt altına almaları için yeterince uzun süre bekletmek gerekir.
İşletme masrafları için geri ödeme talebinde bulunmak için makbuz kullanan çalışanlar ve makbuzların makbuzlarının kopyalarını almaları ve orijinalleri teslim ederken bu kopyaları saklamaları gerekir. Geri ödeme ile ilgili bir hata veya anlaşmazlık varsa, kopyalanan makbuzlar önemli kanıtlar sağlayacaktır. Bunlar ayrıca, bir denetçi, çalışanlardan herhangi bir son harcama için ayrıntılı bir döküm gösterebileceği için harcamalardan şikayetçi olursa faydalı olabilir. Çalışanlar bu belgeleri bir yıl süreyle saklamalıdır.
