Yıllık genel kurul toplantısı (AGM), şirketin toplantı gündeminde belirtilen önemli iş konularını sonuçlandırması için yılda bir kez yapılan bir toplantıdır. Birçok şirketin toplantıyı yasa ve kendi tüzüğü veya anayasası ile yapması gerekir. Toplantının yapılmasına ilişkin detaylar tipik olarak şirketin tüzüğünde belirtilmiştir.
AGM'nin ilk gündem maddesi genel olarak yönetim kurulunun şirketin geçen yılki ilerleyişini ve geleceğe yönelik umutlarını rapor etmesini gerektirir. Diğer standart gündem maddeleri, şirketin yıllık mali tablolarını ve yıllık raporunu onaylamak, hissedarlara kurul tarafından önerilen nihai temettüyü onaylamak ve yönetim kurulunun son AGM'den bu yana ortaya çıkabilecek herhangi bir boşluğu için yeni müdürler seçmek için bir hissedar oyu içermektedir. . Bu maddelere ilişkin belgeler, gündemiyle birlikte yıllık genel kurul toplantısından önce pay sahiplerine dağıtılmaktadır.
Gündem, bireysel hissedarlar tarafından yazılı olarak talep edilen maddeler de dahil olmak üzere başkan tarafından onaylanan herhangi bir konuyu içerebilir. Toplantıdaki ana etkileşim, yönetim kurulu ile hissedarlar arasındadır. Resmi olarak, AGM, yönetim kurulunun, diğer şeylerin yanı sıra, gündemde belirtilen maddeler için pay sahiplerinin onayını aldığı bir forumdur.
AGM'ye katılım, yönetim kurulu ve hissedarlar ile başkan tarafından toplantıya davet edilebilecek diğer kişilerle sınırlıdır. Yönetim toplantıya sadece başkanın daveti ile katılır, ancak şirketin üst yönetiminin seçilen üyeleri genellikle katılmaya davet edilir. Şirket başkanının ve ana finans memurunun toplantıya davet edilmesinin yanı sıra seçilen şirket danışmanları, yatırım analistleri ve finansal basın için yaygındır. Toplantı tipik olarak halka kapalıdır.
Şirketin başkanı yıllık genel kurul toplantısına başkanlık eder ve diğer tüm direktörler de katılır. Şirket sekreteri ayrıca yıllık genel kurul toplantısına katılır ve asıl işlem ve kararların tutanak şeklinde kaydedildiği yazılı notlar alır. Tutanaklar daha sonra toplantıya resmi kayıt olarak onaylamaları için ortaklara dağıtılır.
Yıllık genel kurul toplantısının önemli bir kısmı soru zamanıdır. Bu, bireysel hissedarların doğrudan tahtayı sorgulamasını sağlar. Sorular, diğerlerini cevaplamaya çağırabilecek olan başkanla ilgilidir.
Genel kurul toplantısı, tüzükte belirtilen zorunlu nisabın öngördüğü yeterli pay sahibi temsili olmadıkça devam edemez. Genel Kurul toplantı nisabı, şahsen veya vekâleten toplantıda temsil edilmek üzere asgari hissedar sayısı ve asgari hisse senedi olarak belirlenir.
