Muhasebe kayıtları, finansal tabloların, vergi belgelerinin ve diğerlerinin hazırlanmasında bireyler ve şirketler tarafından kullanılan belgeler ve destekleyici malzemelerdir. Kanunen, şirketlerin bu kayıtları, inceleme ve denetim için uygun hale getirmek için genellikle yedi yıl belirlenen bir süre boyunca tutmaları gerekir. Halka açık şirketler, düzenleyici kurumlar tarafından rastgele denetimlere tabi tutulabilir ve bu denetimler doğruluk ve eksiksizlik için muhasebe kayıtlarının gözden geçirilmesini içerir.
Bu kayıtlar elektronik, kağıt veya her ikisinin karışımı olabilir. Bunlar, bordro kayıtlarından, yazar kasalardan gün sonu çıktılarına kadar, finansal işlemlerle ilgili belgeleri içerir. Bankalardan gelen tablolar, yatırımlarla ilgili benzer açıklamaların yanı sıra muhasebe kayıtlarına da dahil edilmiştir. Muhasebe defterleri de muhasebe kayıtları olarak kabul edilir. Temel olarak, bir şirketin finansal faaliyetleriyle ilgili bir kayıt içeriyorsa, bir muhasebe kaydıdır.
Şirketler bu belgeleri iyi çalışır durumda tutmaları beklenir. Muhasebeciler ve destek personeli bu kayıtların bakımını genellikle denetler ve belgeleri yatırımcılar için beyanlar ve vergi beyannameleri gibi şeylerin hazırlanmasında kullanırlar. Kayıtlar tamamlanmazsa, şirket tarafından yapılan mali tablolar yanlış olacaktır ve bu yasal ve mali cezalar için zemin teşkil edebilir.
Muhasebe kayıtlarını muhafaza ederken, kullanırken ve kullanırken genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri (GAAP) olarak bilinen prosedürlere uyulmalıdır. Bu prosedürler, temel muhasebe görevlerini her yerde tüm muhasebeciler tarafından aynı şekilde gerçekleştirilmelerini sağlamak için standart hale getirerek, kayıpları gizlemek için “yaratıcı muhasebe” kullanma olasılığını ortadan kaldırır ve kişisel çıkarlar için finansal gerçekleri yanlış hesaplar.
Bir denetim sipariş edildiğinde, tüm muhasebe kayıtlarının gözden geçirilmesi istenir. Denetçiler materyali gözden geçirecek ve eksik olan materyalleri, kafa karıştıran kayıtları veya uygunsuz şekilde tutulan kayıtları not edecektir. Bir denetim görüşü geliştirilirken bu bilgilerin tümü tartılır. Finansal uygulamalarla ilgilenen düzenleyiciler bilgi toplamak için denetim sonuçlarını gözden geçirebilirler. Bu bilgiler, sahte muhasebe uygulamalarından şüphelenilen şirketlerin kovuşturulmasında ya da bu tür suçlamalarla karşı karşıya kalan şirketlerin kefaletinde kullanılabilir.
Bireylere genellikle vergi makamları tarafından denetlenebildikleri için muhasebe kayıtlarını tutmaları önerilir. İnsanlar vergilerinde yapılan iddiaları destekleyecek kayıtlara sahip değilse, cezalara tabi olabilirler. En azından vergi borçları düzeltilebilir ve bu durum vergi ödemelerinde daha fazla ödeme yapmalarını sağladı. Eğer kayıtları basitçe dikkatlice saklanmak yerine sahte görünüyorsa, yasal cezalarla karşı karşıya kalabilirler.
