Muhasebe işlemleri, bir şirketin varlıklarını, yükümlülüklerini ve hissedarlarının özkaynaklarını takip etmek için kullanılır. Çoğu şirket muhasebe işlemlerini borç ve kredileri yansıtan genel bir deftere kaydeder. Bilanço, gelir tablosu ve nakit akışı tablosu gibi finansal belgeler genel muhasebe defterine kaydedilen işlemlere dayanır. Oluşabilecek temel işlem türleri bir şirketin nakit parasını, alacak hesaplarını ve ödenecek hesapları etkileyecektir.
Muhasebe işlemleri yapıldığında borç girişleri ya varlıkları arttırır ya da borçları azaltır. Genel muhasebe hesaplarına verilen krediler varlıkları azaltır veya borçları artırır. Hissedarların özkaynakları cinsinden borçlar, hisse senetlerini ve birikmiş karları azaltırken, krediler de bunları arttırmaktadır. Kredi girişleri ile gelirler artarken, giderler borçlarla arttırılır.
Her zaman varlıklar, yükümlülükleri artı özkaynakları eşit olmalıdır. Bu nedenle, yapılan tüm muhasebe işlemlerinin denklemin her iki tarafında da eşit ve zıt bir etkisi olması gerekir. Örneğin, bir şirket ortak hisse senedi çıkardığında, iki ayrı girdi oluşması gerekir. Birincisi, alınan ödeme değerinin nakit olarak artması, ikincisi ise, hisse senetlerinin yeni parasal tutarını yansıtacak şekilde hisse senedi hacmindeki artış olacaktır.
Aynı şekilde, bir şirket henüz verilmemiş olan hizmetler için ödeme aldığında, iki muhasebe işlemi yapılacaktır. Nakit arttırmak için bir tane yapılacak. Bir diğeri ise kazanılmamış gelir miktarını artıracak. Bu hesap sınıflandırması, şirketin hala hizmetleri yerine getirmesi gerektiğinden sorumluluk olarak kabul edilir.
Gider ödemeleri hem varlıkları hem de özkaynakları düşüren iki işlemle sonuçlanma eğilimindedir. Örneğin, bir şirket kira ödediğinde, gider miktarını düşürmek için tek bir işlem yapacaktır. Hissedarların özkaynaklarını aynı miktarda azaltmak için uygun bir giriş yapılacaktır.
Borç hesaplarına karşı yapılan tipik işlemler, ofis malzemelerinin kredili olarak satın alınmasını içerebilir. Bu, bir girişin satın alınan para miktarıyla arzı arttırmasına neden olacaktır. Tedariklerin bir varlık olarak kabul edildiğinden borçların da arttırılması gerekecektir. Bu senaryo göz önüne alındığında, ödenecek hesaplar aynı miktarda artacaktır.
Bir şirketin hizmet gerçekleştirmesi ve ödeme için fatura göndermesi durumunda, alacak hesapları nakit yerine artırılır. Bunun nedeni, ödemenin henüz alınmamış olması, ancak bir varlık hesabının borçlandırılması gerekmesidir. İlgili girdi, hizmet geliri altındaki hisse senedi özkaynaklarında bir artış olacaktır.
