Şüpheli borçlar, borçlu tarafından ödenmesi muhtemel olmadığı düşünülen her türlü ödenmemiş alacaklardır. Birçok şirket işletme bütçelerini planlarken, genellikle ortalama aylık alacakların belli bir yüzdesinin tahsil edilme ihtimalinin düşük olduğu düşünülerek bu tür bir borç için karşılık ayırmaktadır. Kötü borçlardan farklı olarak kabul edilirken, şüpheli borçlar bazen aynı şekilde ele alınır ve eğer bakiye ödenmezse ve makul tahsilat çabaları başarısız olursa sonuçta kötü olarak sınıflandırılabilir.
Bekleyen alacakları şüpheli borçlar olarak sınıflandırmak için kullanılan kriterler, şirketin politikalarına ve prosedürlerine bağlı olarak bir miktar değişecektir. Tipik olarak, borç fatura tarihinden sonra en az 120 gün boyunca ödenmemiş kalacaktır. Tahsilâtın yapıldığı dönemde, borç şüpheli kabul edilebilir. Bazı durumlarda, bir satıcı, bir müşterinin hesabına bağlı olarak cari bakiyeyi, şirketin bu borçları zamanında yerine getirme kabiliyetini zedeleyebilecek bir tür finansal sorun yaşadığını öğrendikten sonra şüpheli borç olarak kabul edebilir. Bir müşteri iflas başvurusunda bulunduğunda, o müşterinin hesabında mevcut şüpheli borç olarak kabul edilen herhangi bir bakiye kötü borç olarak sınıflandırılır.
İşletmenin finansal istikrarını korumak için, şirketler genellikle genel muhasebe süreçlerine dahil edilen şüpheli borçlar için bir çeşit hükme veya ödeneğe sahiptir. Bu yaklaşım, uzun süredir ödenmemiş hesap bakiyeleri yüksek olan müşterilere kredinin uzatılmasını izlemeyi mümkün kılmaktadır. Bu önlemler ayrıca, şüpheli olarak sınıflandırılan borçların bu tahminlere dahil edilmemesi nedeniyle nakit akışı için makul ve tipik bir beklenti yaratılmasına yardımcı olmaktadır. Bunu yapmak, işletme üzerindeki finansal stresi en aza indirmeye yardımcı olur, çünkü fonların o günden günlük harcamaları yönetmesi beklenemez.
Müşterilere kredi vermeden önce yapılandırılmış bir yeterlilik planının kullanılması, şüpheli borçların görülme sıklığını en aza indirmeye yardımcı olabilir. Buna zaman zaman müşteriler üzerinde kredi kontrolleri yapılması ve ödeme şartlarının ve kredi limitlerinin buna göre ayarlanması da dahildir. Her bir müşteri hesabındaki yaşlanmanın izlenmesi bazen satıcıyı ödemelerden 45 gün içinde son 60 güne kadar yavaş yavaş hareket eden faturalar gibi olumsuz bir eğilime karşı uyaran bilgiler de sağlayacaktır. Kredi faaliyetinin yanı sıra, fatura yaşlanmasının yetkin bir şekilde yaşlanmasıyla, işletmeler şüpheli borç düzeyini kabul edilebilir bir aralıkta tutmaya yardımcı olabilir ve şirketin çıkarlarını koruyabilir.
