Çalışan giderleri, bir işveren için gerçekleştirilen görevlerle ilgili maliyetlerdir. İşverenler genel olarak, çalışanlarına geri ödeme yapmak istedikleri izin verilen harcamaların bir listesini belirler. Böyle bir liste iş seyahati, yemek, konaklama, telefon görüşmeleri, internet ve ofis malzemeleri ile ilgili harcamaları içerebilir. Bazı işverenler bu tür giderler için şirkete kredi kartı verirken, diğerleri çalışanlardan maliyetleri karşılamasını ve geri ödeme talep etmesini bekler.
İzin verilen çalışan giderleri genellikle işverenden işverene kadar değişmektedir. Çoğu şirket ve kuruluşlar açıkça tanımlanmış bir izin verilen gider listesine sahiptir. Bir şirket, çağrılarının çoğunluğu işle ilgili ise, bir çalışanın cep telefonu faturasını karşılayabilir. Başka bir şirket, çalışanların tüm şirket aramalarını şirket ofisten yapmasını gerektiren cep telefonu maliyetlerini reddedebilir.
İşletmeler tarafından yaygın olarak karşılanan çalışan harcamaları türleri iş seyahati, iş yemekleri ve ofis malzemeleri ile ilgilidir. Yasal harcamalar, ulusal bir iş toplantısı için uçak bileti, potansiyel bir müşteriyle toplantı için bir restoran faturası veya şirket eğitimi için el kitapları yazdırmak için gereken bir yazıcı kartuşu içerebilir. Her durumda, masraf makul olmalı ve işin ve şirketin hedeflerini ilerletmekle ilişkilendirilmelidir.
Evden çalışan işçilerin ek çalışan giderleri olabilir. Çalışanlar telecommute olduğunda, işverenler ofis alanı ve kamu hizmetleri için maliyetten tasarruf sağlar. Bu durumlarda, işverenler ek masraflar için sıklıkla ödenek almaktadır. Telekomünikasyon giderlerinin örnekleri arasında İnternet maliyetleri, bilgisayar ve yazıcıyla ilgili harcamalar ve telefon faturaları sayılabilir. İşverenler, çalışanların bu hizmetlerin ve öğelerin kullanımını yalnızca iş kullanımıyla sınırlamasını talep edebilir.
İşverenler genellikle çalışanların şirket ortamının dışındaki kendi çalışan giderlerini takip etmesini bekler. Genellikle belirli bir ödeme planına göre doldurulması ve sunulması gereken gider formlarını sağlarlar. Çoğu durumda, orijinal makbuzlar, yapılan masraflar için yedek belgeler sağlamak üzere harcama formlarıyla birlikte gönderilmelidir. Çalışan giderlerinin geri ödenmesi vergiye tabi değildir ve genellikle çalışan bordro çeklerinden ayrı olarak ödenir.
Bazı durumlarda, çalışan harcama formunu doldurmak, kapsamlı ayrıntı ve dikkat gerektirecektir. Ticari ve kişisel kullanım arasında bölünmüş harcamalar söz konusu olduğunda, bazı işverenler kesin bir muhasebe gerektirir. Bir çalışan, örneğin bir iş gezisindeyken araba kiralayabilir ve aracı bir hafta boyunca iş amaçlı kullanabilir ve arabayı kesinlikle aileyi ziyaret etmek için fazladan birkaç gün harcayabilir. Kişisel günlerini, geri ödeme için gönderirken araba kiralama faturasından çıkarması gerekebilir.
