Hükümetler genellikle farklı işlevlerini yerine getirmek için ihtiyaç duydukları parayı vergilerle arttırırlar. Bunlar alımlar, hizmetler veya gelirler üzerinden vergi şeklinde olabilir. Vatandaşlarının gelirini vergilendiren hükümetler, genellikle federal bordro indirimi olarak adlandırılan şeyde genellikle her maaşın bir kısmını alır.
Gelir vergisi kullanan ülkelerde, her vatandaşın ne kadar ödeme yapması gerektiğini belirleyen farklı yasalar vardır. Her maaştan federal bordro kesintisi alarak, vatandaşın ödemesi gereken toplam tutar bir yıl boyunca yayılır. Genelde her bir işçinin ücretinden uygun tutarı düşmek işverenin sorumluluğundadır ve kesin tutulan tutar genellikle çalışanın yıl boyunca ne kazanacağının tahminine dayanır. Bu tutar, çalışanın, yıl sonuna kadar tahmini gelirinde borcu olan vergileri tam olarak ödeyeceği şekilde hesaplanır. İşçi bir ayda diğerinden daha fazla kazanırsa, tahmini toplam geliri artar, ancak bu kişi bir ay içinde önceki aylara göre daha az kazanırsa, tahmini toplam gelir azalır.
Vergi vatandaşı geliri olan pek çok ülkede, bazı işçilere - bağımsız müteahhitler gibi - otomatik olarak vergiden düşmeyen yollarla ödeme yapılmaktadır. Her maaştan federal bordro kesintisi yapmak yerine, bu işçiler genellikle hükümete ne kadar borçlu olduklarını takip etmekten sorumludur. Bu miktarın genellikle ülkeden ülkeye değişen belli bir tarihte tam olarak ödenmesi gerekmektedir. Bazı ülkeler, bu tür vatandaşların federal bordro kesintilerine benzer şekilde, yıl boyunca tahmini yıllık gelirleri hakkında doğrudan hükümete vergi ödemeleri yapmalarını da talep etmektedir.
Yıl sonunda, gelir vergisi olan ülkelerde yaşayan vatandaşlar yıllık toplam gelirlerini biliyorlar. Vergi mükellefleri daha sonra, bazen bir muhasebecinin yardımıyla, yasaların hükümete ne kadar borçlu olduklarını söylediklerini hesaplarlar. Belirli bir ülkenin vergi yasasına ve o yılki vergi mükellefinin mali faaliyetlerine bağlı olarak, sahip olduğu miktar federal bordro kesintileri yoluyla toplanan tutarla aynı olmayabilir. Tutar, toplanan federal bordro kesintilerinden düşükse, vergi mükellefi genellikle farkın geri ödemesine hak kazanır. Tutar, ödenen federal bordro kesintilerinden fazlaysa, kişi farkı ödemelidir.
Gelir vergisi ödeyen işçiler, genellikle bir yıl boyunca finansal faaliyetlerinin ayrıntılı kayıtlarını tutarlar. Bazı ülkelerdeki vergi kanunları, vergi mükelleflerinin belirli harcamalarını borçlu oldukları toplam vergi tutarından düşmelerini sağlar. Bununla birlikte, bu kesintileri gelir vergilerinden alan vergi mükelleflerinin, hükümet talep ederse, bu harcamaların kanıtına sahip olmaları gerekir. Bu tür kayıtları sağlayamayan vatandaşlar para cezaları ve hatta hapis cezasıyla karşı karşıya kalabilirler.
