Kilometre masrafları genellikle çalışanın kişisel aracının veya şirket aracının benzin alımlarında kullanılmasından kaynaklanan işle ilgili seyahat giderleridir. Genellikle, seyahat eden çalışanlar otomatik kilometre mesafelerini takip eder, böylece benzine harcanan para için geri ödeme alabilirler. Bu gider, otel veya uçak bileti gibi iş seyahati ile ilgili diğer giderlere benzerdir, ancak bu gider işle ilgili yerel sürüşü de içerir. Çalışanlar genellikle, yolculuklar için kilometre sayacı okumalarını izleyerek ve bunlar tarafından şirket tarafından geri ödeneceklerini, iş amaçlı sürülen gerçek milleri takip etmeleri gerekir.
Genelde işletme harcırahı, toplam kilometre harcamasını sağlamak için bir çizelgede, günlükte veya bilgisayar programında belirtilir. Çalışanlar daha sonra kilometre giderlerini işverenlerine sunar. Oldukça sık, işverenler, çalışanlarının harcadıkları paranın benzin için olduğunu doğrulamak için makbuzlarını saklamalarını ister. Bu genellikle düzenli olarak yapılır - haftalık, aylık veya üç aylık - böylece kayıt tutma hem çalışan hem de şirket için yönetilebilir.
Gaz fiyatları dalgalanma eğiliminde olduğundan, işverenler genellikle mil başına bir gaz faktörü oranına sahiptir; İşletmeye veya kuruluşa bağlı olarak, bu standart oran, bazı devlet kurumları tarafından düzenlenebilir veya düzenlenemez. Kilometre ücretleri, sürülen gerçek kilometre alınarak ve izin verilen dolar miktarı ile çarpılarak geri ödenir. Bazen bir şirket sadece bu tür giderler için bir kredi kartı çıkartabilir ve bu da kayıtların her iki tarafta da daha basit olmasını sağlar.
Çalışanlar kilometre masrafları için kayıt tuttuğunda, sayaç sayacı okumalarını kaydetmeleri gerekir. Şirket bu okumaları doğrulayabilir veya doğrulayamayabilir veya doğrulayamayabilir, ancak bazen şirketler çalışanlarını dürüst tutmak için çekleri yerinde bulur. İnternetin yardımıyla, farklı şehirlerden, eyaletlerden ve hatta ülkelerden gelen kilometreleri bulmak geçmişte olduğu kadar zaman alıcı olmayabilir.
Kilometre masraflarının yönetilmesinin yanı sıra, otomobil masrafları için makbuzların saklanması, iş amaçlı kişisel bir araç kullanılması durumunda belirli kesintilerin alınabileceği durumlarda, vergi döneminde çalışanlara yardımcı olabilir. Çok miktarda seyahat gerekliyse, otomobilin yıpranması ve yıpranması da dikkate alınabilir. Bazen bir işveren araçta bir tür bakım masrafı ödeyebilir ve şirket politikasına bağlı olarak çalışanlara belirli bakım masrafları için ödeme yapabilir.
