Cepten harcamalar, anında nakit ödemesi gerektiren iş veya kişisel meselelerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan ve bir kişinin bu harcamaları karşılaması için kelimenin tam anlamıyla "cepten" kalmasıyla ortaya çıkan masraflardır. Bu giderlerin bazıları, belirli kategorilere girmeleri durumunda vergiden düşülebilir ve diğerleri, beklenmeyen nakit harcamaları için insanların tazmin edilmesine izin vererek, geri ödeme için uygun olabilir. Her iki durumda da masrafları dikkatli bir şekilde belgelemek için makbuzların saklanması gerekir.
Bir işveren adına iş yapan çalışanlar, köprü geçiş ücretleri, bir müşterinin öğle yemeği, bir işi tamamlamak için gereken malzemeler vb. İşverenin faaliyetleri işveren tarafından özel olarak talep edilip onaylandığı sürece, işveren geri ödeme önerisinde bulunabilir. Diğer durumlarda, çalışanlar bu giderleri vergi iadesinde talep edebilir, çünkü işte verilen görevlerin yerine getirilme maliyetleriyle ilişkilidir.
Güvenilir personeli olan işverenlerin, kredi kartı ya da boş çek yapma ya da çalışanların masraflarını bir şirket hesabına borçlandırmasına izin verme gibi cep harçlıklarından kurtulma gibi başka yöntemleri olabilir. Diğer durumlarda çalışanlar, şirket adına iş yaparken ortaya çıkan giderlerin belgelendirilmesini sağlamalıdır, böylece incelenebilirler. Onaylandığı takdirde tazminat için bir çek yapılacak veya çalışanlara küçük bir nakit fondan ödeme yapılacaktır.
Cep harçlığındaki kişisel harcamalar bazen düşülebilir. Cep harcırah dışında, sigorta planlarında belirtilmeyen masrafların karşılanması düşülebilir. Eğer yükseklerse, genellikle standart kesintiden daha yüksektirler ve vergi beyannamesiyle ilgili kalem oluşturmaya teşvik ederler. Hayır kurumlarına yapılan bağışlar da, kişinin ön ödemeli nakit ödemeleri sağlaması nedeniyle cep harçlığından kaynaklanmaktadır.
Bir süre boyunca kullanılan mal ve hizmetlere yapılan ödemeler geçerli değildir. Bu nedenle, gaz ve geçiş ücretleri cep harçlığı dışındadır, ancak araba sigortası ve tescili değildir. Bununla birlikte, şirket işinde araba kullanan insanlar, sigorta gibi dolaylı harcamaların yanı sıra, arabadaki aşınma ve yıpranmayı telafi etmek için kilometreyi talep edebilirler. Aynı şekilde, sağlık sigortası primleri de cep harçlığı dışında değildir, ancak doktor ziyaretlerinde yapılan ödemeler olacaktır. Genellikle, bir giderin cep harcaması dışı kalmasına karar verip vermeyeceğini belirlemek kolaydır; eğer bir hizmet için veya uzun süreli bir servise yatırım yapmak yerine, derhal kullanılmışsa, genellikle cep harcaması dışındadır.
