Yan kuruluşlar, ilk veya asıl işlem girişlerinin ilgili hesaplarına kaydedilmeden önce yapıldığı özel dergi veya defterlerdir. Yardımcı kitap olarak adlandırılırlar çünkü gelirleri ve borçlarını ilkelere veya ana kitaplara eklenmeden önce uygun alanlarına ayıran ayrı kitaplardır. Birincil kayıtlarda yapılan dergi girişi, defter tutma işleminde belirli kesin hesapların oluşturulmasında kullanılacak bir bilgi kaynağı olarak işlev görür. Birincil kayıtlar, ana giriş defteri, orijinal giriş kitapları, birincil kayıtlar ve işlevlerini gösteren pek çok diğer adı içeren birçok ada sahiptir.
En yaygın yardımcı muhasebe türleri, yapılan tüm kredi alımlarını kaydetmek için kullanılan bir satın alma kitabını içerir. Tüm kredi satışlarını gösteren bir satış defteri ve alınan ve ödenen tüm paraları kaydeden bir kasa. Bir alım iade defteri, tedarikçiye iade edilen tüm alımların yanı sıra, satılan tüm satılan malları gösteren bir satış iade kitabını kaydeder. Elektrik gibi ödenen tüm faturaları gösteren ve ödenecek faturaları gösteren faturalar ile birlikte, alınan tüm faturaları gösteren bir fatura da vardır. Nihai kitaplar, mini dergilere girilmesini gerektirmeyen ana dergiler veya derginin uygun yardımcı kitaplarıdır.
Farklı giriş kitapları için yalnızca bir dergide bulunmak yerine farklı yardımcı kitapların kullanılmasının birçok avantajı vardır. İlk avantaj, kayıtların kısa tutulmasına yardımcı olmasıdır - ana defterdeki her bir işlemi olduğu gibi yönetmek imkansızdır.
Yardımcı muhasebe defterlerini kullanmanın bir başka avantajı da işlemlerin izlenmesini kolaylaştırır ve farklı bilgilerin tümü bir yerde olsaydı ortaya çıkabilecek karışıklıktan kaçınır. Ayrılmış bilgi, işlemin genişletilmiş ayrıntılarını verme ihtiyacını ortadan kaldırır ve gelecekteki referansları kolay ve basit hale getirir. Birincil kayıtlar işlemlerin niteliğine göre sınıflandırılır.
Üçüncü avantaj, yardımcı kitapların dolandırıcılık vakalarını azaltmasıdır. Dergi girişleri kronolojik sıraya göre yapılır, yani tarihler birbirini takip eder ve diğer hesaplara ayrıntılı kayıtlar içerir. Bunun anlamı, ilgili tüm kitapları manipüle etmenin neredeyse imkansız olmasıdır, ancak yapılırsa, tespit oldukça basittir.
Birincil kayıtlardaki kayıt, farklı muhasebe memurlarına atanabilir, bu nedenle muhasebe işleminde doğru ve hızlıdır. Her katip kendi rolünü oynar ve daha fazla işlem ve uzlaşma için kayıtları başkalarına verir. Bu, işletmelerdeki dolandırıcılık fırsatlarını da ortadan kaldırıyor. Dolandırıcılığı başarılı bir şekilde yerine getirmek ve gizlemek için birden fazla katip gerekir.
Son olarak, birincil kayıtlar benzer nitelikteki işlemlerin ayrı ayrı yapıldığını gösterir, böylece ihtiyaç duyulan analizler uygun hale getirilir. Bu zaman ve diğer kaynaklardan tasarruf sağlar. Kayıtların doğruluğu, ayrıca, bireysel şirketin finansal sağlığının belirlenmesinde büyük rol oynadıkları için büyük ölçüde artırılmıştır.
