Ön ödemeler olarak da bilinir, ön ödemeli masraflar, bir şirketten birden fazla hesap dönemi için yararlanarak önceden ödenen masraflardır. İşletmelerde, peşin ödenmiş giderler erteleme olarak bilinen bir dizi düzeltmenin bir parçasıdır. Hesaplar genellikle ön ödemeleri ve diğer ertelemeleri muhasebe aralığının sonunda masraflara göre ayarlayarak yönetir. Kira, sigorta ve sarf malzemeleri tüm tipik ön ödemeli hesaplardır.
Harcama ilk kez ödendiğinde, muhasebeci ön ödemenin gelecekteki faydasını veya hizmetini temsil eden bir varlık hesabı artışı olarak kaydeder. Varlık hesabındaki fonlar zamanla veya kullanımla sona erer. Örneğin, kira ve sigorta zaman geçtikçe sona ermekte, sarf malzemeleri kullanım sırasında azalmaktadır. Bu giderlerin günlük sona ermesinin düşülmesi, sıkıcı ve zaman alıcı olacaktır; bu nedenle, muhasebecilerin kapanış muhasebe beyanları hazırlanırken genellikle ön ödemeli maliyetleri ayarlaması gerekir.
Hesapları kapatmaya hazırlanırken, önceden ödenmiş masraflar için girişlerin ayarlanması iki amaca hizmet eder. Birincisi, düzeltme cari hesap döneminde sona eren fon miktarını gösterir. İkincisi, düzeltme kalan ön ödemeli fon bakiyesini gösterir.
Düzeltmeden önce, ön ödemeli varlıklar gerçek bakiyeden daha yüksektir ve giderler daha düşüktür. Muhasebeciler bu tutarsızlığı giderlerini artırarak ve varlıkları cari muhasebe aralığında harcanan miktar kadar azaltarak düzenlemektedir. Süresi dolan miktarın nasıl hesaplanacağı, zaman diliminin uzunluğu ve ön ödemeli masrafların türü de dahil olmak üzere çeşitli değişkenlere bağlıdır.
Zarflar, kâğıt ve yazıcı kartuşları gibi sarf malzemeleri, alındığında varlık hesabına eklenen ön ödemeli giderler olarak kaydedilir. Operasyonlar sırasında, sarf malzemeleri kullanılır ve sonra muhasebe aralığının yakınında stoklanır. Sarf malzemesi maliyetindeki zamanın başlangıcından sonuna kadar olan tahmini fark süresi dolmuş varlık ve gider olarak ayarlanır.
Önceden ödenmesi gereken sigorta, bir şirketi hırsızlık, yangın veya benzeri olaylardan dolayı maddi kayıplardan korur. Hesaplar, ilk sigorta ön ödemelerini varlıklarda bir artış olarak kaydeder ve ardından muhasebe aralığında yapılan masrafları düşer. Düşülen meblağ, zamanın sigorta şirketinin primlerine bağlıdır. Muhasebeciler, kira giderlerini benzer şekilde kaydeder.
Kazanılmamış gelirler, başka bir kuruluş tarafından şirkete yapılan ön ödemelerdir. Bunlar, muhasebe sürelerinin sonunda da ayarlanır, ancak fonlar varlıklardan bir kesinti olarak başlar ve düzeltmeler olarak geri eklenir. Bu ön ödemeli masraflar, zaman geçtikçe veya ön ödeme yapan kuruluş tarafından kullanıldığında daha değerlidir.
