Defterlere kayıt, muhasebecilerin ticari işlemleri bir şirketin finansal defterlerine kaydettiği muhasebe faaliyetidir. Gerçekte, muhasebe işlemlerini kaydetmenin pek çok farklı yolu yoktur. Yazılı format biraz farklı olsa da, tüm yöntemler aslında aynı şeyi yapar. Elektronik muhasebe yazılımının kullanımı genellikle defterlere farklı kayıt yöntemlerine sahiptir, ancak en büyük fark, bir muhasebecinin sonuçta değil, nasıl yaptığı ile ilgilidir. Doğru muhasebe işlemleri, bir muhasebe bilgi sisteminin ana omurgalarından biridir.
Defterlere deftere nakledilen klasik yöntem, el yazısı ile yazılmış bir dergi girişi oluşturmaktır. Tüm dergi girişlerinde borçlar önce gelir - girişin başında - krediler ikinci olur. Dergi girişinde hem borç hem de alacaklar için bir tarih, hesap numarası ve ad ile her bir borç ve kredi için bir dolar rakamı gerekir. Kısa bir açıklama girişteki son kredi limitinin altına gider. Bir muhasebeci, kendi başına bir kez yazıldığında, girişdeki dolar tutarları için her bir hesabı günceller ve girişi manuel olarak muhasebe sistemine manuel olarak yazar.
Manüel muhasebe sistemleri, defterlere deftere nakil yaparken güncelleme için sıkıcıdır. Geleneksel olarak, bir şirketin sistemde birçok farklı defter ve dergi olurdu. Muhasebeciler gerekli kitapları bulmak ve daha sonra her birine girişi net ve doğru bir şekilde yazmak zorunda kalacaklardı. Bugün, manuel bir muhasebe sistemi, muhasebe yazılımı gibi, tek bir veri giriş noktası olmayan bir dizi elektronik tabloya başvurabilir. E-tabloların manuel olarak bakımı da zor olabilir.
Bir şirketin defterlerini tutmak için muhasebe yazılımı kullanmak, defterlere deftere nakil yaparken bakımı daha kolay görünebilir. Çoğu sistem için bir günlük girişi ekranı vardır ve manuel günlük girişi, hem borç, hem de alacak satırları için ad ve aynı zamanda her borç ve alacak için bir dolarlık rakam gibi aynı temel bilgileri gerektirir. Ancak büyük bir sorun, muhasebe sistemine girilen yanlış verilerden kaynaklanmaktadır. Hiçbir fiziksel defter veya dergi mevcut değildir, bu nedenle hatalar elektronik olarak izlenmeli ve sistem kullanılarak düzeltilmelidir. Çoğu durumda basit bir silme ve yeniden yazma prosedürü yoktur; bu, büyük düzeltmelerin tamamlanmasını zorlaştırabilir.
Muhasebe sistemlerinin çoğu sürekli bir yöntemle çalışmaktadır. Her muhasebe işlemi gerçekleştikçe dergilere ve defterlere gider. Bu nedenle defterlere kayıt yapmak en yaygın muhasebe görevlerinden biridir. Büyük kuruluşlar yüzlerce - hatta binlerce - aylık işlem yapabilirler. Doğru ve ilgili işlemlerin zamanında kaydedilmesini sağlamak için iç kontroller yapılmalıdır.
