Toplam varlık yönetimi, hem muhasebe hem de fiziksel aktiviteleri içeren bir ticari faaliyettir. Şirketler genellikle şirketi işletmek için gereken varlıkları yönetmek için bazen farklı olsa da benzer yöntemlere sahiptir. Bu yöntemler genellikle tesis veya vakıf varlık yönetimi içerir. İlki kar şirketlerinde yaygındır, ikincisi ise kar amacı gütmeyen şirketlerde daha fazladır. İşletmeler toplam varlık yönetimini tamamlamak için her iki yöntemi de kullanabilirler.
Tesis varlık yönetimi, kalemleri varlık sınıfına göre ayırır. Sınıflar genellikle ekipman, araçlar ve diğer nesnelerle birlikte mülk, binalar ve altyapıyı içerir. Bir şirketin tesislerinde depoladığı veya kullandığı varlıkları korumak için fiziksel kontrol gereklidir. Örneğin, bir şirketin binalardaki ve belirli odalardaki varlıklarını kilitlemesi gerekebilir. Varlıklara erişimin kısıtlanması, çalışanların bir şirketin hizmete girmek için çok para harcadığı maddeleri kötüye kullanmamalarını sağlar.
Vakıf varlık yönetimi, toplam varlık yönetimi için çok farklı bir yöntemdir. Bu süreç, varlıkları insan, entelektüel, politik ve finansal sınıflara göre ayırır. Bu varlıklar hem fiziksel hem de maddi olmayan niteliktedir. Kâr amacı gütmeyen şirketler, bu toplam varlık yönetimi sürecini, çeşitli hayırseverlik faaliyetlerinde özel kullanım için varlıklar arasında ayırmayı sürdürmek amacıyla kullanırlar. Diğer varlık grupları, kar amacı gütmeyen kuruluşlarda, dış bireylerden belirli varlık bağışları aldıklarında ortaya çıkabilir.
Toplam varlık yönetimi ayrıca, fiziksel varlıkların ayrılmasına ek olarak uygun muhasebe gerektirir. Her varlık grubu için, kuruluşların dolar tutarı koymaları ve bunları finansal tablolara dahil etmeleri gerekir. Bilanço tipik olarak varlıklar için dolar değerini korur. Fiziksel varlıklar tipik olarak bu fiyatın içerdiği tarihsel fiyatlarına sahiptir. Mevcut muhasebe ilkelerine bağlı olarak, her bir varlığın piyasa değeri, fiili yenileme maliyetini gösterdiği için beyanda olabilir.
Toplam varlık yönetimi sürecinde, varlık kayıtlarının izlenmesi ve saklanması için bilgisayarlı bir varlık yönetimi sistemi gerekebilir. Bu sistemler, işletmedeki varlıkları fiziksel olarak izlemek için genellikle barkodları ve tarama cihazlarını kullanır. Örneğin, bir ofis alanında kullanılan her bilgisayarın monitörde ve kulede bir barkodu olacaktır. Periyodik olarak, bir çalışan şirketteki ofisteki tüm varlıkları hesaplamasını sağlamak için her barkodu tarar. Her fiziksel varlık grubunun tipik olarak varlıkları takip etmek için kendi barkodları vardır.
Büyük kuruluşların genellikle varlıkları takip eden birkaç çalışanı vardır. Bu bireyler fiziksel ve maddi olmayan duran varlıkların izlenmesinden sorumludur. Fiziksel varlık envanterinin sonunda, doğru raporlama için muhasebe defterleriyle uzlaşma gereklidir.
