Alacak hesapları, faturaların alınmasını ve faturaların ödenmesini içeren bir muhasebe faaliyetidir. Alacak hesapları yazılımı uygulamaları, bir şirketin bu işlemden bazı manuel işlemleri kaldırmak için bilgisayar teknolojisini kullanmasını sağlayan otomatik araçlardır. Farklı uygulama türleri arasında elektronik fatura makbuzu, çok sayıda satıcı için birden fazla fatura paketi ve satıcı hesaplarını kesinleştirmek için elektronik kontroller ve ödeme kaydı bulunur. Çoğu durumda, hesap alacak yazılımı uygulamaları her şey dahildir, yani bir yazılım paketi tüm bu görevleri yerine getirir. Modüler yazılım paketleri, şirketlerin bu işlevleri tamamlamaları için mevcut yazılıma yalnızca hesap alacak bir modül eklemelerini sağlar.
Faturalar, genellikle mal veya hizmet alımı gibi bir işlemi doğrulayan bir belgedir. Posta yoluyla kağıt faturalar almak yerine, alacak hesapları yazılım uygulamaları bu tür belgelerin elektronik olarak aktarılmasını ve alınmasını sağlayabilir. Örneğin, bir satıcının web sitesinden doğrudan alacak hesapları yazılımına dosya indirmek, bireylerin belgeleri incelemesine ve hesapları yazılım paketi aracılığıyla dengelemelerine olanak sağlar. Elektronik bildirimler benzer şekilde, yani bir web sitesinden indirilebilir şekilde de çalışabilir. Bu kağıt tasarrufu sağlar ve önemli muhasebe belgelerinin kaybını önler.
Çok az işletme, mal ve hizmet satın aldıkları çok az sayıda satıcı veya tedarikçiye sahiptir. Bu nedenle, hesap alacak yazılım uygulamaları, birden fazla satıcı hesap numarası ve hesabına izin veren özelliklere sahiptir. Birden fazla alacak hesabı, satıcıları teklif edilen türe veya mallara veya hizmetlere göre gruplamak için de gerekli olabilir. Alacak hesapları yazılım uygulamaları, satıcıları ve diğer öğeleri sınıflandırmak ve yönetmek için birçok seçenek sunar. Birçok yazılım paketi türü, alacakları yönetmek için kullanılan sistemin özelleştirilmesine izin verir.
Elektronik muhasebenin bir başka amacı, çek yazımı ve hesapların dengelenmesi gibi belirli el görevlerini ortadan kaldırmak için bilgisayarların ve yazılımların kullanılmasıdır. Örneğin, bir şirket bir süre boyunca alacak hesaplarını tamamladığında, ödeme için gönderilecek çekler gerekir ve ödemeleri tanımak için hesaplar temizlenmelidir. Alacak hesapları yazılım paketleri genellikle bilgisayarı kullanarak çek yazdırmayı sağlar; bir kere basıldığında, sistem çek ödemelerini elektronik olarak da kaydeder ve ödemeleri sonuçlandırır. Bu noktada, muhasebecilere basitçe hesapları gözden geçirmek, gerektiği gibi dengelediklerinden ve herhangi bir hata bulunmadığından emin olmak için ihtiyaç duyulmaktadır. Bu, bu yazılım için başka bir fayda sağlar: Genel muhasebe defterinde alacak hesapları hesaplarını dengelemeye yardımcı olan elektronik raporlar.
