Defter defterleri, bir şirketin muhasebe sistemindeki en yaygın ve en önemli belgeler arasındadır. Birçok farklı defter türü mevcut olsa da, en yaygın olanları satışlar, satın alımlar, nakit para ve genel defterlerdir. Bu defter defterlerin her biri belirli bir ticari işlem türüne sahiptir ve böylelikle şirketin daha sonra bilgi bulmasını kolaylaştırır. Muhasebeciler şirketin kitaplarının hazırlanmasından ve buna göre işlem yapılmasından sorumludur. Finansal tablolar, bir şirketin muhasebe defterlerinden alınan bilgilerin nihai sonucudur.
Satış defteri defterleri, müşterilere envanter veya hizmet satışı ile ilgili tüm işlemleri içerir. Muhasebeciler işlem tarihini, kısa bir açıklamasını ve satış miktarını kaydeder. Muhasebe genellikle muhasebe sistemlerinde en yaygın prosedür olduğu için belirli bir ay için veri içerir. Satış indirimleri, iadeler veya diğer ödenekler gibi diğer bilgiler de bu defterde olabilir. Herhangi bir zamanda yalnızca şirketin satışlarıyla ilgili veriler bu muhasebe defterinde bulunmalıdır.
Bir muhasebe sisteminde alımların kendi ayrı defterleri vardır. Bu defter defterler, yalnızca bir şirketin ticari faaliyetlerini yürütmek için gereken kalemleri elde etmek için harcadığı para hakkında bilgi içerir. Muhasebeciler, defter defterine benzer bilgileri, yani işlem tarihini, kısa bir açıklamayı ve satın alınan ürünler için dolar miktarını listeler. Burada ayrıca bir borçlu hesabı da bulunabilir. Bu alt defter, şirketin satın alınan mal veya hizmetler için para borcu olan tüm satıcılarını listeler.
Nakit defter defterleri, nakit kullanan faaliyetler için tüm işlemleri içerir. Bu defterin amacı bir şirketin banka hesaplarını ay sonunda uzlaştırmasına yardımcı olmaktır. Bazı durumlarda, bu defter, işletmenin büyüklüğü ve niteliği göz önüne alındığında ay boyunca çok fazla faaliyet göstermeyebilir. Muhasebeciler genellikle nakit işlemlerini kaydeder ve daha sonra, defteri kebirini banka hesabını uzatan bir kişiye verebilirler. Kasa hesabını kullanan muhasebeciler arasında görevlerin ayrılması, dolandırıcılık veya zimmete geçirme gibi uygunsuzlukların gerçekleşmesini önlemeye yardımcı olur.
Genel muhasebe, diğer muhasebe defterlerinin amacına uymayan işlemler için bir teminattır. Muhasebeciler bu defteri genellikle ticari işlemler için son çare olarak kullanırlar. Buraya çok fazla işlem kaydedilmesi, bilgilerin kaybolması sırasında zaman harcayan bilgilerin kaybolmasına veya verilerin kaybolmasına neden olabilir. Muhasebeciler, genel bir defteri kullanmak için sıklıkla özel kurallar koyarlar.
