Defter kartları, şirketler tarafından işlemleri kaydetmek ve finansal belgeleri yönetmek için kullanılan defter tutma araçlarıdır. Standart muhasebe kağıdına belirli şekillerde benzer ancak farklıdırlar. Benzerlikler, bir muhasebecinin finansal veriler yazabileceği muhasebe kartlarındaki sütunların, satırların ve ızgaraların kullanımından kaynaklanır. Farklılıklar, bu kartları halkaların üzerine yerleştirme yeteneğini ve üzerine kartların basıldığı kart stoğunun kullanımını içerir. Bu kartlar bir muhasebe sisteminde kullanım için farklı formatlara, renklere ve depolama olanaklarına sahiptir.
Genel olarak, aynı bilgiler bir şirketin muhasebe sisteminde kullanılmadan önce her bir genel muhasebe kartına yazılmalıdır. Örneğin, bir muhasebeci, işlem olayıyla ilgili bir tarihle birlikte en üstte bir açıklama veya kullanım amacı yazmalıdır. Her satır, muhasebecinin işlem için hesap numaralarını, hesap açıklamalarını ve dolar tutarlarını yazması gereken bir satırı temsil eder. Defter kartlarındaki birkaç satırla, işlem olayını doğru şekilde tanımlamak ve karyola notları almak için yeterli alan vardır. Kart daha sonra şirketin muhasebe sistemine kaydedilen bilgilere sahiptir.
Her büyük defter kartı aynı formatta olsa da, bu kartlar için ofis mağazalarında bulunan farklı renkler olabilir. Ortak renkler yeşil, sarı ve manila içerir, ancak diğerleri bazı ofis malzemeleri mağazalarından bulunabilir. Çoğu durumda, defter kartlarının renkleri arasında gerçek bir fark yoktur, ancak bir şirket bunları farklı şekilde kullanabilir. Örneğin, büyük bir şirket ihtiyaca bağlı olarak farklı departmanlar veya farklı işlemler için farklı bir renk kullanabilir. Bu, muhasebe sisteminin birçok işlem veya departman arasında bilginin kullanımı için doğal olarak ayrılmasını sağlar.
Muhasebe sisteminin bir parçası olarak defter kartlarının kullanılması, standart defter kağıtlarından daha dayanıklı olmaları nedeniyle gerekli olabilir. Bazı durumlarda, kartlar bir şirketin üretim, inşaat veya diğer gayri resmi ortamlar gibi daha zor operasyonel bölümlerinde bulunabilir. Burada muhasebeci olmayanlar, miktarları, maliyetleri ve malların kullanımı gibi bazı temel bilgileri, kalanları doldurarak defter tutucularla doldurmaktadır. Bu kartların kullanımı ve saklanması, şirketlerin bu zorlu ortamlar için daha dayanıklı evraklara sahip olmalarını sağlar. Bu kartları saklamak vergi ve iş amacıyla gereklidir ve bu kartlar genellikle çok dayanıklıdır.
