Küçük nakit işlemleri için işletmeler veya diğer kuruluşlar tarafından küçük nakit işlemleri uygulanır. Küçük bir nakit fonu olarak adlandırılan bu nakit, çek yazmak veya şirket kredi kartı kullanmak yerine küçük alımlar yapmak için kullanılır. Bir şirket, tüm paraların makbuz veya diğer uygun belgelerle muhasebeleştirilmesini sağlamak için görevi olan bir veli tayin eder.
Genellikle 250 ABD Dolarından az olan küçük bir nakit fonu, küçük bir çek veya geri ödeme için nakit kullanımının hantal bir çek yazma süreci olmadan kullanılmasına izin verir. Küçük bir nakit fonu, küçük alımlar yapan birden fazla kişiye şirket kredi kartı verme ihtiyacını da yerine getirebilir. Bu da şirketin sorumluluğunu azaltır.
Küçük bir nakit fon önceden kurulmamışsa, tüm paranın uygun bir şekilde izlenmesini ve izlenmesini sağlamak için küçük nakit prosedürleri oluşturulmalıdır. Bazen düzenli, rutin alımlar belirli bir dolar miktarının altına düşer ve bu nedenle geri ödeme için çek yazmayı vermez yapar. Bu durumda, küçük bir nakit fonu oluşturmak için bir şirketin yöneticisine veya kontrolörüne yaklaşılmalıdır.
Küçük bir nakit fon zaten mevcut ise, parayı takip etmek için doğru küçük nakit prosedürleri olması esastır. Bu iki şekilde gerçekleşir: geri ödeme veya peşin ödeme. Geri ödeme, bir satın alma işlemi yapıldığında ve bir kişi harcanan para için geri ödenmek üzere bir makbuz veya diğer belgeleri gönderdiğinde gerçekleşir. Henüz ödemesi yapılmayan bir alım için nakit ödeme yapıldığında avans ödemesi yapılır. Bu durumda, ödeme yapılırken küçük nakit fonuna bir kupon veya başka bir belge yerleştirilmelidir. Bu kupon, parayı kimin verdiğini ve parayı kimin aldığını ve bununla birlikte tarih, amaç ve diğer ilgili bilgileri gösterir. Makbuz makbuzuna iade edilene kadar kupon küçük nakit fonunda kalır.
Küçük nakit fonunun sorumlusu, genellikle küçük nakit işlemlerinde kurulur. Bu genellikle, göreve atanan Office Manager gibi belirli bir konumdur. Sorumlu daha sonra tüm küçük nakit fonundan sorumludur. Herhangi bir zamanda, küçük nakit fonundaki para miktarı ve kuponlar, fonun toplam orijinal miktarına eşit olmalıdır.
Küçük para fonundaki parayı takip etmek için detaylı küçük para işlemleri çok önemlidir. Çünkü ne zaman nakit varsa, kötüye kullanma potansiyeli vardır. Bir küçük nakit fonu, herhangi bir tutarsızlığı veya olası sorunları yakalamak için bir süpervizör tarafından sık sık izlenmelidir.
