Basit defterler işletmelerde nakit girişlerini ve çıkışlarını takip etmek ve belgelemek için kullanılır. Genel muhasebe defterleri, aktif ve pasif hesap bakiyelerini borç ve alacaklara ayırır. Alt defterler, alacak hesapları gibi doğrudan bir hesap bakiyesini etkileyen işlemleri detaylandırır. Muhasebe defterlerine bazen t-hesaplar denir, çünkü borç bakiyelerini etkileyen tüm işlemlerin bakiyeleri etkileyen işlemleri dengelemesi veya eşitlemesi gerekir.
Muhasebeciler ve muhasebeciler bir şirketin giderlerini ve bir dizi günlük girişi yoluyla aldığı ödemeleri belgelemektedir. Örneğin, bir şirket krediyle envanter satın alırsa, envanter alım miktarına borç girişi yapılır. Bir faturaya veya bir kredi limitine bakiyenin borcunu belirten aynı tutar için karşılık gelen bir kredi girişi yapılır. Bu tutarlar sonunda bir hesabın bitiş bakiyesini hesaplamak için kullanılır ve bu da basit defter türlerinden birine aktarılabilir.
T-hesabı terimi borç ve alacak işlemlerini sıralama sürecini tanımlamak için kullanılır. Bu ad, işlemlerin nasıl temsil edildiğinden türetilir: kağıda "t" harfine benzeyen bir satır, sağda kaydedilen borç tutarları ve solda kaydedilen kredi tutarları. Her işlem, bir alt defter için hem borç hem de alacak içerir. Örneğin, bir faturada yapılan bir ödeme, nakit hesaba bir borç ödeme veya azalmaya neden olabilir ve alacak hesabına bir krediyle birlikte veya artacaktır.
Birbiriyle ilişkili işlem grupları için bir alt defter oluşturulur. Alt defterler, bir şirketin finansal tablolarını basitleştirmeye yardımcı olmanın bir yoludur. Bir hesap bakiyesinin, bir hesap döneminde, genellikle üç ay, altı ay veya bir yıl sürebilen, artan veya azalmış olup olmadığını yansıtırlar. Örneğin, alacak hesapları durumunda, bakiye tutarı, bir şirketin halihazırda satılan envanter nedeniyle para toplama konusunda sorun yaşayıp yaşamadığını yansıtabilir.
Alt defterlerin bitiş bakiyeleri, genel defterlere aktarılır. Bu basit defter türleri, bir şirketin tüm borç ve alacak bakiyelerinin kökenlerinin bir özetidir. Genel muhasebe, hesap bakiyeleri hakkında spesifik bilgi vermez. Örneğin, "satış" hesabı tek bir bakiye olarak listelenir ve şirketin o hesap dönemi için ürettiği tüm satışların toplamıdır.
Genel muhasebe defterlerine "son giriş" adı da verilir. Basit defterler, bir şirketin bilançosunu, gelir tablosunu ve nakit akış tablosunu oluşturmak için kullanılacak değerleri içerir. Basit defterlerde dikkatli kayıt tutmak, bilanço oluşturma zamanı geldiğinde özellikle yararlı olabilir, çünkü bir şirketin varlıklarının yükümlülüklerini artı hissedarlarının özkaynaklarını eşitlemesi gerekir.
