Dijital varlıklarla ilgili tüm yönlerden sorumlu bir dijital varlık yöneticisi sorumludur. Bu roldeki bir kişi, dijital varlıkları edinerek, koruyarak ve kataloglayarak şirketlere fayda sağlar, böylece daha verimli bir şekilde kullanılabilirler. Dijital varlık yöneticisi kullanmak, diğer çalışanların dijital varlıkların yönetimi ile ilgili işlemlerle uğraşma süresini azaltabilir.
Dijital varlıklar kuruluştan kuruluşa değişiklik gösterir, ancak genellikle işletmede kullanılan bilgisayar dosyalarına atıfta bulunur. Bir şirket tarafından kullanılan ortak dijital varlıklar, çalışanların şirket içindeki pozisyonlar için gereken becerileri öğrenmelerine yardımcı olan eğitim programları veya dosyaları içerebilir. Diğer dijital varlıklar, çevrimiçi olarak şirket ürünlerini veya hizmetlerini tanıtmak veya satmak için kullanılan fotoğrafları veya açıklamaları içerebilir.
Bir yazar, sanatçı veya müzisyen gibi bir içerik üreticisi için dijital varlıklar, çevrimiçi makaleler, resim dosyaları veya bir MP3 müzik dosyası gibi dijital olarak üretilen veya dönüştürülen içeriği içerir. İçerik üreticileri ve sanatçılar gelir çalışmalarına bağlı olduğundan, bu dosyaların yönetimi kritiktir. Çoğu içerik üreticisi kendi dijital varlıklarını yönetse de, bazıları dijital varlık katalogları o kadar büyüyünce profesyonel yardım olmadan yönetilmesi zorlaşırsa yardım isteyebilir. Dijital varlıklar, broşürlerde veya diğer basılı reklamlarda olduğu gibi, bazen basılı varlıklara dönüştürülebilir. Bu durumlarda, baskı malzemeleri yapmak için gerekli dijital dosyaları depolamaktan bir dijital varlık yöneticisi sorumlu olacaktır.
Bir dijital varlık yöneticisi, dijital varlıkların yönetimi ile ilgili sistemleri satın alabilir, satabilir veya bakımını yapabilir. Dijital varlık yöneticileri, dijital varlıkları yetkisiz kişilerce çalınmasından veya erişilmesinden de koruyabilirler. Dijital varlık yönetiminin bir kısmı, dijital varlıkların yetkisiz erişimini veya dağıtımını tanımlamayı ve kontrol etmeyi de içerebilir. Dijital varlıkların yetkisiz dağıtımına bir örnek, yasadışı dosya indirme veya çevrimiçi olarak yayınlanan bir makalenin izinsiz kullanımı olabilir.
Yazının izni olmadan dijital makaleleri kaldırma ve yeniden gönderme uygulaması Internet'te yaygın olsa da, içeriği üreten yazarın gelirini etkileyebilir. Genellikle bir dijital varlık yöneticisi, izinsiz içerik kullanan kişiler veya kuruluşlarla iletişim kurarak ve içeriği kaldırmalarını talep ederek dijital varlıkların yetkisiz kullanımı ile mücadele eder. Bazı durumlarda, bir dijital varlık yöneticisinin, işbirliği yapmayan web sitelerini ihlal eden içeriği almaya zorlamak veya varlıkların yetkisiz kullanımından kaynaklanan zararları geri almak için dava açması gerekebilir.
