Bir hesap defteri, ticari hesaplar için işlem kayıtlarını içerir. Ticari organizasyonlar tarafından kullanılan çift girişli muhasebe sistemleri, genel muhasebe defteri ve genel dergi dahil olmak üzere çok sayıda defter veya defter içermektedir. Toplu olarak, bu defterlere hesap kitapları için kısaltılmış bir terim olan kitaplar denir. Tek bir hesap defteri, muhasebe sürecinde kullanılan çok sayıda kitabın herhangi birine atıfta bulunabilir.
Öncelikle, “hesap defteri” teriminin en yaygın kullanımı, çift girişli muhasebe sistemlerinde kullanılan genel deftere atıfta bulunur. Genel muhasebe, bir kuruluş tarafından kullanılan tüm hesapları ve bu hesapların mevcut bakiyelerini içerir. Bu hesaplardaki değişiklikler, işlemleri not almak için girdiler gerektirir ve kuruluşun mali geçmişinin devam eden bir kaydını tutar. Diğer defter ve hesap defterleri, seçilen özel muhasebe sistemine bağlı olarak genel dergi, maliyet defteri ve yardımcı defterleri içerir. Her kitap, hesap kitaplarının tanımına uyuyor, ancak bu kitaplarda kullanılan terimler daha az kullanılıyor.
İkili giriş muhasebeinde, genel muhasebe, ticari muhasebe sistemindeki diğer kitaplarla birlikte kullanılan çok sayıda kayıt tutma bileşeninden biridir. Genel muhasebe defterinden alınan bilgiler, hesap dönemi sonunda kuruluşun mali tablolarına aktarılır. İşlemler, genel muhasebe defterinde hesap bakiyeleri ile ilgili olarak kaydedilir, ancak bu kayıtlar yalnızca kredileri veya borçları listelenen hesaplara yansıtır. Belirli işlemlerle ilgili ayrıntılı bilgiler, genel dergideki dergi girişleri aracılığıyla kaydedilir.
Bir kurum tarafından kullanılan çeşitli ticari hesaplardaki değişiklikleri gösteren hesap evi kayıt defterleri. Bu hesaplar varlık, borç ve gider bakiyelerinde değişiklik göstermektedir. İkili giriş muhasebesi için, genel dergi, biri kredili diğeri borçlu olmak üzere en az iki etkilenen hesabı içeren belirli işlemleri kaydeder. Genel dergi bilgilerinden alınan yeni hesap bakiyesi, genel muhasebe defterine özet girişi olarak aktarılır.
Bir örnek, bir hesap kitabının nasıl kullanıldığını açıklamaya yardımcı olabilir. Büro malzemesi alımı, nakit parada bir azalmaya ve ofis ekipmanı için aktif hesabında bir artışa neden olur. Belirli işlem, etkilenen hesaplar ve işlemle ilgili notların her biri genel dergideki ayrı satırlara bir giriş garantisi verir. Her bir hesaptaki artış veya azalış daha sonra genel muhasebe defteri olan ana hesap defterine geçer. Muhasebe döneminin sonunda, genel muhasebe bilanço, gelir tablosu ve özkaynak tablosu gibi finansal tablolara aktarımı dengeler.
