Bir nakit ödeme günlüğü ödenen nakit bir muhasebe kaydıdır. Aynı zamanda, bir kaç iş ödemesi nakit para biriminde yapılabileceğinden, genellikle çek numaralarını kaydetmek için bir alan içerdiğinden, çek sicili olarak da bilinir. Bu belge bir işletme için genel muhasebe kayıtlarının bir bölümünü içermektedir. Bu kayıtlar muhasebecilerin harcamaları izlemelerine, önemli olayları kaydetmelerine ve mevcut fonlar ve diğer ilgili konular hakkında doğru bilgileri korumak için kitapları dengelemelerine izin verir.
Elektronik bir nakit ödeme günlüğünde, bu kayıtlar muhasebe yazılımında tutulur. Bu tür bir yazılım, hesap özeti ve hesap bilgilerini indirmek için bir banka ile iletişim kurabilir. Bu programlar gerektiğinde çeşitli kayıtlardan çekilebilir, böylece bir muhasebeci raporlar hazırlayabilir, vergilere hazır olabilir ve kayıt tutma ile ilgili diğer faaliyetlerde bulunabilir. Ayrıca tamamen aranabilir ve girişleri harcama türüne, miktara ve diğer kategorilere göre sıralamak için filtreler bulunur.
Elektronik versiyonlara ek olarak, basılı kopya ödeme dergileri de tutulabilir. Büro malzemeleri mağazaları genellikle bu amaçla muhasebe defterleri satmaktadır. İşletme sahipleri aynı zamanda genel bir not defteri kullanabilir veya nakit giderlerini izlemek için ciltte kullanmak üzere özel bir form tasarlayabilir. Basılı kopyalar nispeten düşük işlem hacimlerine sahip küçük işletmeler tarafından kullanılabilir. Bu işletmeler muhasebe yazılımını karşılayamayabilir veya bir programı edinme ve öğrenme maliyetinin sağlayabileceği yararlardan ağır basmayacağını belirleyebilir.
Nakit ödeme günlüğünde, her satırın tarihini, alacaklıyı ve bir ödeme miktarını not etmesine yer sağlar. Ödemenin niteliğini tartışmak için alan da dahil edilmiştir. Bazı durumlarda, bu miktar, kira, kamu hizmetleri veya büro malzemesi gibi bir sütuna yerleştirilerek yapılabilir. Toplam harcamaları takip etmek ve detaylı bir kayıt geliştirmek için her bir sütun belirli bir süre sonunda toplanabilir. Bu, ayrı sütunların işletmelere bunları gereğince kesinti yapmak için hızlı bir şekilde toplam alım yapmalarına yardımcı olduğu vergi mevsiminde örgütlemek için yararlı olabilir.
Genellikle iş amaçlı kullanım için tasarlanmış olsa da, bir nakit ödeme günlüğü kişisel bir finans aracı olarak da faydalı olabilir. Bazı insanlar bütçeleme ve diğer nedenlerle ayrıntılı kişisel finansman kayıtlarının tutulmasını faydalı bulmaktadır. Organize kayıtlar, bütçelerini genel giderlerini azaltmak için kırpabilecekleri alanları bulmak isteyen kişiler için özellikle değerli olabilir. Örneğin, restoranlarda yemek yemek veya yeni kıyafet almak için çok yüksek harcamalar, bu alımlar bir nakit ödeme günlüğünde ayrı olarak izlendiğinde ve diğerlerine kıyasla belirginleşebilir.
