Nakit makbuzlar günlüğü, genellikle perakendeciler tarafından muhasebe alanında kullanılan özel bir kayıttır. Satış detaylarının belirli bir şekilde kaydedilmesini içerir. Buna karşılık, nakit makbuzlar dergisi ilgili bilgileri, toplu olarak geleneksel çift girişli hesaplara kopyalamayı kolaylaştıracak şekilde bir araya getirir.
Çoğu şirket hesabı çift giriş esasına göre hazırlanır. Bu, her işlemin bir değişim olduğu ve bu nedenle bir şirketin toplam servetini iki şekilde etkilediği konsepti etrafında çalışır. Örneğin, bir perakendeci bir kitap sattığında, satın alma fiyatı ile nakit dengesi artarken genel stoğunun değeri azalır.
Bunu dikkate almak için, her işlem hesaplarda iki ayrı sütunda listelenir. İşlemin bir unsuru borç, diğeri ise kredi olarak listelenmiştir. Bu aynı zamanda, herhangi bir zaman dilimi boyunca borç ve alacak sütunlarının toplamlarının aynı olması gerektiği gibi bir idari işlevi de yerine getirir. Uyuşmadıkları yerde, olağan açıklama bir listeleme veya matematiksel hata yapıldığıdır. Bu şekilde düzenli kontrol etmek, hataları yakalayabilir ve tam bir muhasebe döneminin sonuna kadar bırakılmış olmalarından daha kolay bulmalarını sağlar.
Çift girişli muhasebenin en büyük dezavantajı, özellikle işin gerçek perakende tarafı için el altında olmayan uzman bir muhasebecinin bulunduğu kuruluşlarda, her gün gerçekleştirilmenin çok karmaşık olabileceğidir. Bu, mal sahibinin harici bir muhasebeciyi kullandığı küçük bir işletmede veya bir muhasebecinin birden fazla perakende satış mağazasına sahip bir şirketin merkez bürosundan çalıştığı büyük bir işletmede olabilir.
Bu sorunun çözümü, ana giriş kitapları veya orijinal giriş kitapları olarak bilinen bir dizi belgedir. Bunlar, finansal verileri ilk kez, örneğin her günün sonunda bir mağaza yöneticisi tarafından makbuzlardan çalışarak kolayca kaydetmek için kullanılabilen belgelerdir. Örnekler arasında banka işlemleriyle ilgili kitaplar ve tedarikçilerden alımlar sayılabilir.
Bu prime giriş kitaplarından biri de nakit giriş dergisidir. Bu, nakit bazda olan her satış işlemini kapsar. Bu bağlamda, nakit, ödemenin kredi yerine hemen olduğu anlamına gelir; fiziksel para, banka veya kredi kartı ve çekle ödemeleri kapsayabilir. Her bir işlemin ayrıntılarının listelenmesinin yanı sıra, nakit makbuzlar günlüğü ayrıca bir müşteriye standart perakende fiyatına verilen indirimler gibi detayları da listeler. Bu önemli olabilir, çünkü firmalar mevcut stoklarını beklenen nihai satış fiyatına göre sık sık değerlendirebilir ve bu değerleme tam perakende satış fiyatının alınacağını varsayacaktır.
