Masraflar, daha önce muhasebe kayıtlarında alacak olarak taşınan kredilerdir, ancak şimdi nedense tahsil edilemez olarak kabul edilmektedir. Tahsilin amacı, Alacak Hesaplarındaki cari bakiyeyi hesaplarken tahsil edilmemiş kredinin dahil edilmemesini sağlayacak kontrollü bir prosedürün gerçekleştirilmesini sağlamaktır. Dolayısıyla, bir geri ödeme, bir öğeyi beklenen net gelirden kaldıran basit bir yazma işlemidir.
Borç kapatma, borçlu borçtan tahsil edilmek üzere başka bir girişimde bulunulmayacağı anlamına gelmez. Aksine, bir tahsilin basit bir şekilde kullanılması, borç miktarının artık müşterilere verilen ödenmemiş faturalardan ne kadar gelir toplanacağının belirlenmesi amacıyla Alacak Hesaplarına yansıtılmayacağı anlamına gelir. Alacakların ana bölümünden kesilen veya yazılan fatura, şirketin genel mali kayıtlarında kalacaktır. Genellikle, yazılan meblağ borcu olarak adlandırılır.
Birçok şirket, ödemenin sona ermesinden kısa bir süre sonra ödenmemiş kalan faturaları belirlemek için masrafları kullanma politikasına sahiptir. Bir masrafın kullanılmamasını önlemek için şirketler, faturanın son tarihinden itibaren 120 güne kadar periyodik olarak hatırlatıcı göndermeyi seçebilir. Bu noktadan sonra, fatura tahsil edilebilir, Alacak Hesaplarından çıkarılabilir ve daha fazla işlem için bir tahsilat acentesine teslim edilebilir.
Tahsilat kurumunun ödenmemiş bir faturada ödemeyi güvence altına alabilmesi durumunda, şirket genellikle tahsilat kurumunun tahsil ettiği herhangi bir ücreti ek olarak orijinal faturanın değerinin alınmasına izin vermek için değiştirilmiş bir fatura veya başka bir araç yaratacaktır. Asıl ödeme normalde tersine çevrilmez, ancak birkaç şirket bu prosedürü izlemeyi tercih eder ve yalnızca toplama ajansı tarafından toplanan ve iletilen tutarla eşleşmesi nedeniyle dengeyi değiştirir.
Borç tahsil edilemeyen bir borcu bir şirketin muhasebe kayıtlarından çıkarmak için yararlı bir yoldur. Bu yaklaşım, mevcut Alacak Alacaklarını güncel tutmaya yardımcı olur ve iş sahibine, gelecek bir ila üç ay boyunca hangi gelirin makul olarak tahmin edilebileceği konusunda gerçekçi rakamlar sağlar.
