Borç dekontu olarak da bilinen borç dekontu, müşteri hesabına tahsil edilen bir tutarı tanımlamak için kullanılan bir muhasebe belgesi türüdür. Bazı durumlarda, not, henüz faturalandırılmayan masraflar ve hesapların kaydını tutmayı mümkün kılan dahili bir belgedir. Diğer zamanlarda, borç dekontu faturaya benzer bir işleve hizmet eder ve müşterinin ödemeyi göndermek için belgeyi temel olarak kullanmasını sağlar.
Dahili bir belge olarak kullanıldığında, henüz faturalandırılmamış bir müşteri hesabına masraf uygulamak için borç dekontu kullanılabilir. Bu, son faturalandırma ifadesinden bu yana gerçekleşen mevcut kullanımı içerebilir. En son kapatılan dönem için bir fatura hazırlama süreci başladığında, son kapanış tarihinden bu yana oluşturulan tüm notlar yeni faturadaki satır öğelerini desteklemek için dokümantasyon olarak kullanılacaktır. Geçmişte borç dekontu sadece bir kağıt kopya olarak saklanırken, bugün bazı muhasebe yazılım sistemleri, bir müşteri faturasındaki ayrıntıyı doldurmak için erişilebilen ve kullanılabilecek bir elektronik dekontun oluşturulmasına izin vermektedir.
Bir faturanın yerine geçen bir belge olarak, borç dekontu, bir sebepten ötürü bir masraftan dolayı bir faturadan mahsup edildiğinde bir hesaptaki bakiyeyi ayarlama aracı olarak kullanılabilir. Örneğin, bir sözleşmeyle müşteriye verilen özel fiyatlandırmanın sona ermesi gerekiyorsa ve faturalandırma sistemindeki ayrıntı güncellenmezse, faturalandırma süresinin eski ücretlerden daha eski ve artık uygulanamayacak şekilde faturalandırılması mümkündür. Sağlanan mal ve hizmetler için standart oranlar. Bu durumda, şirket borç dekontu çıkarmayı ve müşteriye bir kopyasını göndermeyi seçebilir, bu faturaya bağlı bakiyeyi ayarlayabilir ve ödemenin kalanının belirli bir süre içinde ihalesinin yapılmasını isteyebilir.
Bir müşteri hesabına bağlı olarak, birikmiş masrafların bir kısmının kaldırılmasıyla bir miktar düzeltmenin yapılması için genellikle bir alacak dekontu kullanıldığında, başvuruda bulunmaya karar verilen masrafları ekleme mekanizması olarak borç dekontu kullanılabilir. bu müşteri. Nottaki gerçek detay şirket politikalarına ve genel olarak kabul edilen muhasebe ilkelerine ne kadar yakından uyulduğuna bağlı olarak değişecektir, ancak belgenin bir faturada satır öğesi oluşturmak için gerekli tüm bilgileri içermesi muhtemeldir. Ayrıca, borç dekontu detayı, masrafın gerçekleştiği andan faturalandırma tarihine kadar olan işlem geçmişini takip etmek için yeterli olacaktır.
