Karar mektupları, Birleşik Devletlerde İç Gelir Servisi tarafından verilen belgelerdir. Esasen, tespit mektubu, bir işveren tarafından uygulamaya konulan bir emeklilik veya emeklilik planının, emeklilik planlarının yapısı ve işlevi için IRS tarafından belirlenen tüm kriterleri yerine getirip getirmediğine dair resmi bir karardır. Genel olarak, emeklilik planının tam uygunluğunu doğrulamak veya işverene planın uygun olmadığını ve planın resmi olarak onaylanabilmesi için daha fazla çalışmaya ihtiyaç duyulduğunu bildirmek için bir tespit mektubu verilir.
Bir tespit mektubu alınması, genellikle işveren merkezinin coğrafi konumunu kapsayan IRS bölge ofisi ile temas kurmayı gerektirir. Önerilen emeklilik veya emeklilik planı IRS'ye tam olarak verilmiştir. Buna karşılık, IRS önerilen planın her yönünü değerlendirir ve yapının onay için mevcut nitelikleri karşılayıp karşılamadığını belirler. Her şey yolunda ise, Bölge Müdürü planın tam olarak uygun olduğunu onaylayan resmi bir belge yayınlar. Temel yapıdaki değişikliklerin de mevcut kriterlere uygun olmasını sağlamak için planın periyodik incelemeleri yapılır.
Önerilen plan, IRS tarafından belirlenen mevcut nitelikleri karşılamıyorsa, tespit mektubu genellikle planın hangi alanlarının uygun olmadığını belirtir. Bu, işverenin geri dönüp mevcut planı iyileştirmesini mümkün kılar. Gözden geçirilmiş plan hazır olduğunda, ikinci kez IRS'ye sunulur. Planla ilgili bütün açık konular IRS'nin memnuniyetine yönelikse, planın resmi onayını veren bir tespit mektubu işverene iade edilir.
IRS şu anda bir tespit mektubu tarafından onaylanan emeklilik planlarını periyodik olarak gözden geçirebilirken, genellikle işverenin planın durumunu etkileyebilecek düzenlemelerdeki değişikliklerden uzak durması akıllıca olacaktır. Aynı zamanda, uygulamadan önce plandaki herhangi bir önerilen değişiklik hakkında IRS'ye danışmak da iyi bir fikirdir. Bunu yapmak planın belirlenen nitelikler dahilinde iyi çalışmasını sağlamaya yardımcı olur.
Bir emeklilik planının resmi olarak tanınmasıyla birlikte, IRS ayrıca vergi muafiyeti durumlarını doğrulamak için kar amacı gütmeyen kuruluşlara bir tespit mektubu da yayınlar. Mektubun metni, kurum için geçerli olan İç Gelir Kodunun bir bölümünü belirtir ve işletmenin vergiden muaf bir kuruluş olarak tanındığının resmi bir teyidi olarak kullanılır.
