Dosyalama makbuzu, tarihin ve muhtemelen bir belgenin bir mahkemeye veya devlet kurumuna işlenmek üzere sunulduğu zamanın resmi kanıtıdır. Bir belgenin resmi bir kuruma son teslim tarihine kadar verilmesi ve son teslim tarihinin fayda ya da cezanın reddedilmesine neden olacağı bir eksik olması durumunda, dosyalama makbuzu risk altındaki kişinin somut bir uyum kanıtı olmasını sağlar. Bu makbuz türü hem bireyler hem de şirketler için çeşitli durumlarda kullanılır.
Tipik olarak bir dosyalama makbuzu, belgeyi kabul eden kuruluş tarafından saat ve tarih ile damgalanan ya da el ile doldurulmuş ve belgeyi alan yetkili bir kişi tarafından imzalanan bir kağıt makbuzudur. Başvurunun statüsünün resmi bir kanıtı olarak hizmet eder ve başvurunun hiçbir zaman yapılmadığı veya evrakların bulunamadığı iddiası gibi başka şartlar tarafından kontrol edilemez. Dosyalama gerektiren birçok yükümlülük son tarihe duyarlıdır ve kağıdın kayması idari karışıklığı ve zararlı sonuçları engelleyebilir.
ABD'de, şirketler evrakları dosyalamak ve bir ücret ödeyerek devlet sekreterliğine kaydolurlar. Ofis, başvurunun yürürlüğe girme tarihini belirleyen bir makbuz çıkarmaktadır. Bu, işletmenin resmi olarak varlığına başladığı tarih olarak kabul edilir. Eğer işletme sahibi dava açarsa, şirketin resmi hayatına bağımsız bir işletme olarak başladığı tarih, sahibinin şahsen zararlardan sorumlu olup olmadığını belirleyebilir.
Tüm illerdeki fikri mülkiyet kayıtları, yasaya göre haklar için ilk sırada kim olduğunu belirlemek için bir tür dosyalama makbuzu sistemi kullanır. Bir insan sanatsal bir eser veya buluş yaratırsa, hakları genellikle devlet kayıtlarına bağlıdır. Bir dosyalama makbuzu, madde kaydedildiğinde belirlenir, böylelikle rakip bir iddia varsa bir anlaşmazlık veya ihlal sorunu çözülebilir.
Vergi beyannamesi makbuzu, hem bireyler hem de işletmeler için önemli olan bir başka örnektir. Vergi tarihini kaçırmak çoğu zaman önemli yaptırımlar ve cezalar gerektirir. Vergi idaresini çevreleyen bürokrasi, bir dosyalamanın sistemde herhangi bir zamanda kaybedilmesi anlamına gelir. ABD’de, örneğin, postaneye vergi beyannamesi bırakmak hükümete teslim olarak kabul edilir ve bir postane memuru tarafından verilen herhangi bir posta kanıtı resmi bir dosyalama makbuzu olarak kabul edilir.
Mahkeme memurları ayrıca, dava sahipleri son başvuru tarihine itirazda bulunduklarında dava açma makbuzları da yayınlamaktadır. Birçok mahkeme, başvuruyu ayrı bir kağıt parçası kullanmak yerine alınan tarih ve saate göre damgalar. Mahkeme, kesme tarihine uyulduğunun bir kanıtı olarak mahkemenin damgası ile doldurmanın bir kopyasını elinde tutar.
