"Mali değer", bir tür finansal işlem için dokümantasyon sağlamak amacıyla bir kaydın değerinin belirlenmesinde kullanılan bir terimdir. Genellikle, bu tür bir değere sahip kayıtlar en azından bu belgelerle ilgili ticari işlemler veya işlemler tamamlanıncaya kadar saklanır. Bu noktada, mali değeri olan belgeler, istendiğinde kolayca alınabilmeleri için basılı kopya biçiminde kodlanabilir ve dosyalanabilir veya elektronik formatta arşivlenebilir.
Bir belgenin mali değerini belirlemek genellikle belgenin belirli bir işlemle olan bağlantısını tanımlamayı içerir. Bu, eğer varsa, o belgenin etkinliğin doğruluğuna dair bir tür kanıt sağlama ve bu olayla ilgili belirli özelliklerin kanıtını sağlama bakımından hangi değere sahip olduğunu belirlemeyi mümkün kılar. Bu açıdan bakıldığında, mali değer de doğası gereği açıktır ve söz konusu olayda meydana gelen olay zincirini haklılaştırmanın temelini oluşturur.
Mali değer, bir tür finansal işlemin yönetimini çevreleyen kanıtlara odaklandığından, birçok türde mali belgenin bu tür bir değere sahip olduğu söylenebilir. Müşterilere verilen faturalar, işlemin gerçekleştiğine ve ödemenin hala beklemede olduğuna dair kanıt sağladıklarından, bu tanımın geniş kapsamına uygundur. Fatura, müşterinin ödemesinin alındığı ve muhasebe kayıtlarına kaydedildiği noktaya kadar mali değerde olmaya devam eder. Bu noktada, işlemin tamamlandığı ve faturanın artık tarihi değere sahip olduğu kabul edilir ve bu döneme ilişkin muhasebe kayıtları denetlendiğinde destekleyici belgeler gibi başka şekillerde kullanılmak üzere arşivlenebilir.
Birçok şirket, bir muhasebe dönemi ile ilgili finansal işlemlerin mali değere sahip olduğunu belgeleyen kayıtları, en azından o döneme ilişkin tüm dokümantasyon ve muhasebe kayıtlarının bir profesyonel tarafından incelenip gerçek ve eksiksiz olduğu tespit edilene kadar tanır. Bir ülke içinde iş kayıtlarının tutulması ile ilgili yasa ve yönetmeliklere bağlı olarak, bu belgeler denetimden sonra birkaç yıl boyunca fiziksel olarak saklanabilir, böylece gerektiğinde ve gerektiğinde geri alınmaları mümkün olur. Bunu yapmak, her işlemle ilgili olaylar zincirini yeniden yapılandırmayı ve bu işlemlerle ilgili her türlü soru veya endişeye yetkili olarak yanıt vermeyi kolaylaştırır.
