Sabit varlıklar, uzun vadeli ya da kısa vadeli, fiziki kalemler olan varlıkların ortak adıdır. Bunlar genellikle maddi duran varlıklar altında sınıflandırılır. Bir işletmenin çalışması gereken şeylerden oluşur ve bir kalem kadar küçük veya bir bina kadar büyük olabilir. Sabit varlıkları doğru bir şekilde hesaba katmak için bir işletmenin PP & E'sinin ayrıntılı bir listesine sahip olması gerekir. Sabit bir varlık envanteri bu bilgiyi sağlar.
Bir işletme için vergi indirimi sağlayan sabit varlıklar amortismana tabi tutulur. Bir işletmenin sabit varlıklarının doğru bir kaydı yoksa, bir kesinti için çok büyük veya çok küçük olabilir. Kesin bir amortisman hesaplaması için, bir işletmenin sabit bir varlığın ne zaman satın alındığını, ilk maliyetinin ne olduğunu ve beklenen faydalı ömrünün ne olduğunu bilmesi gerekir. Bu bilgilerin tümü sabit bir varlık envanterine dahil edilmelidir.
Uygun sigorta kapsamı için sabit bir varlık envanteri de gereklidir. Sabit varlıklar genellikle önemli bir değere sahiptir ve sigortalı olmaları gerekir. Bir işletme, sahip olmadığı ürünleri sigortalamak istemez ve sahip olduğu ürünleri sigortalamakta başarısız olmak istemez. Sabit bir varlık envanteri de hırsızlığı azaltabilir ve bu da sigorta primlerini azaltır.
Varlık envanter yönetimi yazılımı envanter işlemine yardımcı olmak için kullanılabilir. Öğeler barkod veya radyo frekansı tanımlama (RFID) etiketleri ile etiketlenir ve yazılıma tarayıcıdan yüklenir. Yeni sabit varlıklar satın alındığında listeye eklenirler. Benzer şekilde, mevcut duran varlıklar elden çıkarıldığında, yazılımdan çıkarılırlar. Bu şekilde, yazılım kesin sabit kıymet envanter takibi sağlayabilir.
Tipik olarak, varlık yönetimi yazılımı bir şirketin muhasebe sistemiyle etkileşime girecek ve değer kaybı ve varlık defteri hesaplarını güncel tutma gibi görevleri yerine getirecektir. Yazılım ayrıca, elde edildiğinde sabit varlık türü, tedarikçi, model ve seri numaraları gibi ek varlık verilerini de kaydetmenin bir yolunu sağlayacaktır. Yazılım bu verileri bir şirketin diğer sistemlerine sunabilir, böylece bilgi bir yerde kaydedilir, böylece veri giriş zamanı ve hataları azalır.
Varlık yönetim yazılımı olmadan, bir şirketin manuel olarak sabit bir varlık envanteri üretmesi gerekecektir. Az sayıda sabit varlığa sahip bir şirket için, el ile işlem yapılması en iyi seçenektir. Birçok sabit varlığa sahip bir şirket, varlık yönetimi yazılımına yatırım yaparak en iyi şekilde hizmet verebilir. Kullanılan süreçten bağımsız olarak, sabit varlıklar ile ilgilenen bir şirketin sabit bir varlık envanteri üretmek için bir yola ihtiyacı olacaktır.
