Sabit kıymet kayıt defteri, bir işletme tarafından ticari amaçlarla kullanılması amaçlanan ve kar amacıyla satılmayan tüm varlıkların kaydıdır. Bu tür bir kayıt, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki vergilendirme amacıyla yasalarca istenmektedir. Sabit kıymetlerin kayıt altına alınması, bir şirketin sahip olduğu sabit kıymetlerin tümü hakkında ayrıntılı bilgi toplamayı içerir. Sabit kıymet örnekleri, ürün üretmek için kullanılan makine ve teçhizatı ve iş yapılan arazi ve mülkleri içerir.
Bir şirketin varlığı boyunca, bir şirketin iş yapmasına izin veren farklı ürünler satın alması gerekir. Bu kalemler işletmenin mülküdür ve şirketin müşterilerine sattığı mal ve hizmetlerden ayrıdır. Sabit varlıklar olarak da bilinen bu ürünlerin her zaman izlenmesi gerekir, yalnızca vergi yasalarına uymakla kalmaz, aynı zamanda şirket tüm varlıklarına ekli maliyetleri bilir. Bu durumda, kapsamlı bir sabit kıymet kaydı, herhangi bir işletmenin faaliyetlerinde çok önemlidir.
Sabit kıymet kayıtlarının en belirgin bileşeni sabit kıymet olarak nitelendirilen tüm kalemlerin detaylı bir listesidir. Bu varlıklar nakit olarak kolayca satılamaz ve bu amaç için tasarlanamazlar. Örneğin, belirli bir ürünün yapımında kullanılan bir makine parçası sabit bir varlığın somut bir örneği olabilir. Sabit varlıklar, telif hakları veya patentler gibi daha az somut maddeleri de içerebilir, çünkü bu öğelerin tümü bir değere sahiptir.
Bir şirketin mülkiyeti dahilindeki varlıkları değerlemek de sabit kıymet kayıtlarının gerekli bir parçasıdır. Bu, vergi amaçları için gereklidir ve sabit varlıkları korumak için ne tür bir sigortanın gerekli olduğunu bilmek açısından şirket için de yararlı olabilir. Sahip olduğu sabit varlıklar için bir değerleme yapan bir şirketin amortismanı da hesaba katması gerekir. Amortisman, bir varlığın kullanıldığı süre içinde kaybettiği değerdir ve şirketlerin bu değerin kaybını vergi beyannamelerinde yazmalarına izin verilir.
Etkin bir sabit kıymet kayıt listesi, varlıklar hakkında muhtemelen dahil edilebileceği kadar ayrıntılı bilgi içerecektir. Bu, eşyaların nerede bulunduğunu, nereden satın alındığını ve eşyaların bakımının ne zaman yapıldığını içermelidir. Seri numaraları ve barkodlar tüm öğelerin kaynaklarını kolayca takip etmelerini sağlar ve genellikle bu sebeple yazmaçlara dahil edilirler.
