Borç kütüğü, belirli bir borç verenin verdiği kredilerle ilgili vade tarihlerini takip etmek için kullanılan bir kütük veya dergidir. Kayıt normal olarak kronolojik sıraya göre düzenlenmiştir ve yakın gelecekte hangi kredilerin ödeneceğini belirlemeyi kolaylaştırmaktadır. Bir kredi sicili, bir vade defteri gıdıklama dosyası işlevi görür, kredi memurlarına borçlularla ne zaman temas kuracaklarını bildirir ve onlara kredi için son ödeme tarihlerini hatırlatır. Bu türdeki kayıtlar, bir dizi aylık taksitler yerine, zaman borçları ve balon ödemeleri içeren diğer benzer borçlar konusunda en yararlı olanlardır.
Bir kredi kaydının asıl yapısı yerel geleneklere bağlı olarak biraz değişebilir. Bu türden herhangi bir kayıtta görünmesi muhtemel birkaç temel bilgi türü vardır. Birincisi, borçlunun adı ve borçluya atanmış olan kredi hesap numarası kaydedilecektir. Kredi borcundaki tutar da listelenmiştir. Son olarak, borcun geldiği tarih listelenir ve normal olarak girdileri kronolojik sıraya göre sıralamak için kullanılır.
Bazı borç verenler, normalde iç amaçlar için kredi kaydına ek veri eklemeyi tercih eder. Örneğin, bir borç veren, bir posta adresi ve telefon numarası gibi, sicilde listelenen her bir kredi için iletişim bilgilerini eklemeyi seçebilir. Bu, borçluya bir hatırlatma mektubu oluşturma sürecini hızlandırmaya veya borçluya son tarihin yaklaşmakta olduğunu hatırlatmak için bir telefon görüşmesi yapmalarına yardımcı olur.
Bir kredi kaydı genellikle, kredinin üzerinde listelenen herhangi bir alıcı veya ortak borçlunun ayrıntılarını içerecek şekilde yapılandırılabilir. Borç veren kurumun politika ve prosedürlerine bağlı olarak, kredi için vade tarihinin yaklaşmakta olduğunu hatırlatır ve fark eder, hem birincil borçluya hem de alıcıya veya yalnızca birincil borçluya gönderilebilir. Vade tarihi ödeme makbuzu olmadan geçerse, borç veren kredi verene kaydedilen verileri müşteriye ihbarda bulunmak ve ödenmemiş bakiye için ödeme talebinde bulunmak ve vade tarihinden sonra tahakkuk etmeye başlayan faizleri kullanmayı tercih edebilir. .
Geçmiş yılların kredi kayıtları basılı kopya olarak tutulurken, günümüzde çoğu muhasebe yazılımı, bazılarının basit bir elektronik tablo biçimini kullanmayı seçerek, elektronik bir kredi kaydı oluşturma ve sürdürme özelliğini sağlamaktadır. Bu yaklaşım, dizine girilen her bir krediye yorum veya not eklemeyi de çok kolaylaştırır. Ek olarak, birçok yazılım paketi, belirli bir iletişim türü için kredileri fiili son ödeme tarihinden önce iki hafta ve bir ay aralıklarla bayraklandırabilir.
