Bir kilometre geri ödeme hesabı iki farklı şeyi ifade edebilir. Birincisi, bir çalışanın çalıştığı bir işletmede tuttuğu hesap türüdür; nitelikli iş seyahatlerine çıktığında, o zaman kilometre geri ödemesi için bir form sunabilir ve fonlar genellikle sadece bir iş kredi kartı olan hesaba yerleştirilir. İkinci tür kilometre geri ödeme hesabı, işletmenin kendisi tarafından belirlenir ve genellikle işletme tarafından belirtilen ve çalışanlara iş gezileri için geri ödeme amacıyla tasarlanan fon miktarıdır. Bu, işletmenin giderleri yönetmesine ve aylık veya yıllık bir bütçeyi sürdürmesine yardımcı olur.
Birinci tür kilometre geri ödeme hesabı, daha büyük şirketlerdeki çalışanlara sıklıkla sunulan avantajlardan biridir. Geri ödeme, bir kişinin kendi arabasını kullanması için gaz giderlerini karşılayabilir veya bir kiralık otomobilin maliyetini ve araç için gerekli olan gazı karşılayabilir. Ayrıca, otel odası gibi diğer seyahat masraflarına ek olarak, bu tür bir seyahat gerektiğinde uçak biletlerini de içerebilir. Kilometre geri ödemesi mutlaka sadece sürülen milleri ifade etmez. Bu hesaplara bazen seyahat geri ödeme hesapları da denir.
Şirketler genellikle çalışanlardan makbuz göndermelerini isteyecek ve daha sonra geri ödeme için bir çek gönderecek veya çalışanlara sadece kullanmaları için kurumsal bir kredi kartı verebilecek ve daha sonra kilometre geri ödeme hesabındaki fonları değiştirebilecek. Çalışanlar, harcanan ve daha sonra geri ödeme için gönderilen paraya dikkat etmeli ve yalnızca nitelikli masrafların gönderildiğinden emin olmalıdır. Aksi takdirde, kişi bir kilometre geri ödeme hesabına erişim hakkını kaybedebilir veya gelecekte iş gezileri yapması yasaklanabilir.
İkinci tür kilometre geri ödeme hesabı, işletmeler tarafından daha geniş bütçeleme amacıyla kullanılmaktadır. Para nadiren maaş bordrosundan veya işletme gideri fonlarından kalan ayrı bir hesaba yerleştirilir, ancak çoğu zaman muhasebe yazılımı bu daha büyük hesaplardaki fonların amacını belirlemek için kullanılır. Ayda veya yılda belirli bir miktar, kilometre geri ödemesi için izin verilebilir ve çalışanlar bu miktarın üzerine çıkarsa, izin verilen iş gezisi miktarı azaltılabilir veya fonların ödenmesini sağlamak için bir denetim yapılabilir. uygun şekilde kullanılıyor. Hesapların bu şekilde tutulması aynı zamanda daha kolay muhasebe yapılmasına ve yıl sonunda gelir ve zararın dengelenmesine de izin verir.
