Ödeme defteri, belirli amaçlar için ödenen ödemeleri izlemeye yardımcı olan bir muhasebe kaydı türüdür. Bu tür bir defterin bir proje veya etkinlik için yaratılması alışılmadık bir durum değildir; bu, söz konusu faaliyetle ilgili tüm masrafları ve harcamaları takip etmeyi çok kolaylaştırır. Etkinliğin veya projenin niteliğine bağlı olarak, ödeme defteri, projeyle alınan fonları ve faaliyetle ilgili masrafları yönetmek için ödenen fonları belgeleme aracı olarak görev yapabilir.
Defter tutma temel bir yaklaşım olarak kabul edilirse, bir ödeme defteri genellikle belirli bir faaliyetle ilgili ödemelerin alınmasına odaklanır. Örneğin, belirli bir sınıfa bağlı öğrenciler, bir proje için para toplamak amacıyla çikolata satmayı tercih ederse, faaliyet süresi boyunca bir ödeme defterinin muhafaza edilmesi iyi bir ihtimaldir. Deftere dahil edilen detaylar genellikle alıcının adını, satın alınan birim sayısını, satın alma için toplanan toplam miktarı ve genellikle alıcının teslimat adresini bile listeler.
Ödeme defterinin diğer örnekleri diğer veri türlerini içerebilir. Fatura tutarı ve numarası gibi bilgiler, faturanın düzenlenmesi için kullanılan ödeme şekli ve ödemenin ihale edildiği tarih bile dahil edilebilir. Hesapta kısmi ödemelerin alındığı durumlarda, bu tutarın ve ödeme tarihinin de defter detayına dahil edilmesi muhtemeldir. Çoğu muhasebe kayıtlarında olduğu gibi, ödeme defterinin amacı finansal işlemlerle ilgili doğru ve özlü bilgiler sağlamaktır; böylece olayların kalıcı bir geçmişi vardır, ne gibi ve ne zaman gerçekleştiğiyle ilgili hiçbir soru sorulmaz.
Ödeme defterinin karmaşıklığı genellikle hem genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine hem de deftere kaydedilen faaliyetle ilgili projenin oluşturulmasında ve yürütülmesinde izlenen kurallara bağlı olacaktır. Bu, yerel bir ibadethane tarafından bağış toplama projesiyle ilgili faaliyetleri izlemek için tutulan bir ödeme defterinin, yeni bir bölgede faaliyet gösteren çok uluslu bir şirket tarafından sürdürülen defter ile karşılaştırıldığında biraz daha basit olabileceği anlamına gelir. Ayrıntı doğru olduğu ve destekleyici belgelerle doğrulandığı ve ilgili faaliyetin türü için gerekli tüm standartları karşıladığı sürece, defter, çaba ile ilgili işlemleri takip etmek için çok yararlı bir araç olabilir.
