Bordro defteri, bir şirketin maaş bordrosu departmanından fon alan her çalışan veya yüklenici için ödeme bilgilerini kaydetme yöntemidir. Bordro defterleri bir zamanlar kayıt bilgileri için farklı sütunlara sahip basit kağıt defterler olmasına rağmen, çoğu şirket artık bordro defterlerini bilgisayarlarda tutuyor, elektronik tablolar veya gerekirse daha karmaşık bordro yazılım programları kullanıyor. Bir bordro defteri kullanmanın faydası, işveren veya bordro çalışanının bir bakışta ödenen ve hangi çalışana ödenen para miktarını görmesine izin vermesi ve genellikle vergi amaçlı olarak yedek belgeler görevi görmesidir.
Daha büyük şirketlerin çoğu, işi maaş bordrosunu korumak ve tüm ödemelerin zamanında yapıldığından ve yapıldığından emin olmak olan bir maaş bordrosuna sahip olacak. Çalışanlara ödeme yapması gereken küçük şirketler veya bireylerin büyük olasılıkla bordro defterlerini kendileri tutmaları gerekecektir. Bir bilgisayarda mı yoksa bir kağıt defterde mi yapıldığının bir önemi yoktur; Bazı insanlar sadece bir yöntemi diğerinden daha rahat ve hataya dayanıklı buluyorlar, ya da bir yöntemi öğreniyorlar ve başka birini denemek konusunda çekingen davranıyorlar. Çoğu durumda, maaş bordrosunu özellikle karmaşık hale getirmeye gerek yoktur.
Kaç sütuna ihtiyaç duyulacağını önceden belirlemek için bordro defteri kullanmak zorunda olan biri için faydalıdır. Temel bir bordro defteri için, çoğu kişi çalışanın adı için bir sütunla başlar; iş unvanı ve statüsü için tam veya yarı zamanlı gibi başka bir sütun; ve ödeme süresi için üçüncü bir sütun veya ödeme süresi içindeki saat sayısı. Bir sonraki sütun vergiden önceki tutar olan brüt maaş tutarını içermelidir. Sonraki iki sütun tipik olarak gelir vergisi veya diğer yardımlar gibi indirimler gibi indirimler içermektedir. Son sütun daha sonra çalışanın gerçekte eve götürdüğü net maaş tutarını içerebilir.
Gerektiğinde başka sütunlar da eklenebilir, ancak bunlar bir bordro defteri defterinde en tipik kapamalardır. Sütunların her biri daha sonra aşağı ve yukarı eklenerek dengelenebilir, ardından rakamların hepsinin eşleştiğinden emin olunur. Şirketler, şirketteki çalışanların sayısına ve bordro defterlerinin karmaşıklığına bağlı olarak, defterlerini haftalık veya aylık olarak dengelemektedir. Vergi zamanı geldiğinde, vergi beyanında bulunmak veya bir muhasebeciye veya vergi hazırlayıcısına bilgi sağlamak için çok yardımcı olabilirler.
