Bir şirketin küçük bir satın alma yapması gerektiğinde, küçük bir kasa defteri veya hesap sıklıkla kullanılır. Küçük para, küçük bir miktar paradır, genellikle bir saklama görevlisi tarafından nakit olarak tutulan yüz dolardan daha azdır. Bir çalışan küçük kasa fonlarıyla bir alım yaptığında, küçük kasa defterinde adı verilen bir deftere giriş yapılır.
Şirket kredi kartları genellikle çalışanların küçük bir yüzdesine verildiğinden, çeşitli harcamalar için küçük nakit gerekebilir. Bunun ortak bir örneği, şirkete ofis malzemeleri almak için küçük nakit kullanan bir ofis yöneticisi olabilir. Bir şirketin, ofis yöneticisine kurumsal bir kredi kartı vermek yerine, bir kerede az miktarda para tahsis edilmesine izin vermesi daha az sorumluluktur.
Ek olarak, önemsiz nakit kullanmak yerine giderler için çek yazma ile ilgili zaman ve maliyet vardır. Tıpkı banka kartlarında veya kredi kartlarında olduğu gibi, genellikle çek yazma ve imzalama imtiyazlarına sahip sınırlı sayıda insan vardır. Küçük bir hesaptan para almak, çek yazma sürecinden çok daha kolaydır.
Küçük kasa hesaplarından alınan tüm paraların, belirli kupon veya makbuzlarla ikame edilmesi ve küçük kasa defterine uygun şekilde kaydedilmesi çok önemlidir. Bu ikili bir amaca hizmet eder. Birincisi, her masrafın uygun hesaba, örneğin ofis malzemeleri, çevre düzenlemesi vb. küçük kasa defterinde gösterilen toplamı eşitleyin.
Bazı büro malzemeleri depoları, küçük kasalar yerine küçük kasalar satarlar. Bunlar hem parayı hem de makbuzu tutan ve dışarıya basılmış bir günlük giriş formuna sahip, mühürlenebilir büyük zarflardır. Küçük kasa hesabına olan her borç bu forma kaydedilir ve parayı takip etmenin kolay bir yoludur. Yeni bir zarf periyodik olarak, ayda bir veya çeyrek kez bir kez veya belirli bir seviyeye düşürüldükten sonra hesaba yeni para eklendiğinde kullanılabilir.
Bu modern zamanlarda, küçük kasa hesapları, küçük kasa hesaplarından ziyade bir bilgisayar muhasebe programına kaydedilebilir. Nakit paradaki her bir indirimin bilgisayara kaydedildiğinden emin olmak için hesabın vesayeti dikkatli olmalıdır. Aynen, bir çek yapmış gibi, doğru hesaba ücretlendirilmesi gerekir.
