Varlıkların fiziksel olarak doğrulanması, şirket kayıtlarında talep edilen varlıkların aslında şirketin mülkiyetinde olduğunu belirlemek için kullanılan bir işlemdir. Aynı genel yaklaşım, yatırımcının bir portföyün parçası olarak talep ettiği varlıkları doğrulamak için kullanılır. Her iki yaklaşımla da amaç, varlıkların fiziksel varlığını teyit etmektir ve doğru bir envanter sağlama ve bu envanter için vergi ödeme konusunda doğru şekilde hesaplanmalarını sağlamaktır.
Üretim tesislerinin işletmesinin bir parçası olarak tutulan stoklarla ilgili olduğu için, varlıkların fiziksel olarak doğrulanması, bir envanterin parçası olan öğelerin gerçekten mevcut olduğundan emin olmanın ortak bir bileşenidir. Tedarik memurları genellikle stok stoklarında bulunan stoktaki her bir birimin fiziksel sayımını yaparak, yılda birkaç kez fiziksel stok stokları gerçekleştirir. Varlıkların bu fiziksel doğrulamasından elde edilen veriler daha sonra kayıtları ayarlamak için kullanılabilir. Bu önemlidir, çünkü doğru kayıtlar kullanıma ve mevcut envanter toplamlarına göre ek öğeler sipariş etmeyi kolaylaştırır. Aynı zamanda, stok sayısının doğru olduğundan emin olmak, işletmenin stokta ödenmesi gereken vergileri hesaplamasına ve gereğinden fazla vergi ödemek zorunda kalmamasına izin verir.
Varlıkların fiziksel olarak doğrulanması için aynı genel yaklaşım bir yatırım portföyü ile gerçekleştirilebilir. Burada, yatırımcının portföyde yer alan varlıklara sahip olup olmadığının, hisse sayısına dikkat edilerek ve belirli bir tarih itibariyle piyasa fiyatının belirlenmesine odaklanılır. Portföye dahil olan gayrimenkuller için, holdingin yeri ziyaret edilir ve mülkün değerini etkileyen binaların veya diğer özelliklerin varlığı da doğrulanır. Bir üretim tesisindeki stoklarda olduğu gibi, fiziksel denetimin sonuçları muhasebe kayıtlarını ayarlamak için kullanılabilir ve sonuçta yatırımcının mevcut servetini doğrulamak ve vergi yükümlülüğünün uygun şekilde değerlendirilmesini sağlamak için kullanılabilecek güvenilir bilgiler elde edilir.
Varlıkların fiziksel olarak doğrulanması için her türlü çabayla, söz konusu varlıkları yakından incelemek, meşru olduklarını doğrulamak ve birden fazla birimin dahil olup olmadığını saymayı onaylamak için özen gösterilmelidir. Biraz zaman alıcı olsa da, bu tür bir çaba, düzeltilmediği takdirde daha sonra ciddi sorunlar yaratabilecek tutarsızlıkların belirlenmesinde yardımcı olabilir. Örneğin, bir üretim tesisinde varlıkların fiziksel olarak doğrulanması, tedarik envanterinde sözde bir ana makine bileşeninin fiziksel olarak bulunmadığını tespit ettiğinde, kayıtları ayarlamak ve bu bileşenin bir veya daha fazla birimini kilit ekipmandan önce sipariş etmek mümkündür. bozulur ve şirketin üretim zamanına mal olur ve birkaç gün hatta haftalarca sürebilen gecikmeler.
