Satınalma defteri, bir işletmeci tarafından yapılan tüm ödemelerin muhasebeleştirilmesi amacıyla tutulan bir kayıttır ve şu anda alacaklılara borçludur. Bunun amacı doğru kayıtları tutmak ve herhangi bir zamanda ne kadar para borcu bulunduğunun farkında olmaktır. Geçmişte satınalma defterleri elle tutuluyordu, ancak şimdi çoğu büyük işletme kayıtlarını tutmak için bilgisayarlı defter kullanıyor. Bir satınalma defterinin, her bir işletme tedarikçisi için, her birinin borcu ile birlikte bireysel hesaplar içermesi yaygındır.
Başarılı bir iş yürütmek, ödemeler ve ödeme makbuzları her gün sık sık çılgınca bir hızda gerçekleştiğinden, titiz bir kayıt tutma gerektirir. Bu paraların gelişini ve gidişatını izleyen bir işletme, borçlarını yerine getirme zamanı geldiğinde kısa sürede ortaya çıkma riskiyle karşı karşıya kalır. Bu nedenle, satın alma defteri, hem yapılan ödemeleri hem de işletmeye mal ve hizmetleri sağlayanlara borçlu olduklarını takip etme niyetiyle tutulmaktadır.
İşletmeler genellikle tedarikçilere dayalı olarak krediye dayalı bir ilişki içine girerler, yani hiçbir satın alma işlemi sırasında hiçbir ödeme el değiştiremez, ancak para daha sonraki bir tarihte ödenecek olan tedarikçilere borçlanır. Her tedarikçiye ne kadar borcu olduğunu bilmek bir zorunluluktur ve bir satınalma defteri bu sorunu çözer. Her bir tedarikçi genellikle bir defterde, yapılan alımları, işletmenin bu alımlar için yaptığı ödemeleri ve tedarikçiye olan ödenmemiş bakiyeyi kaydeden kendi hesabıyla temsil edilir.
İşletmelerin alacaklılara ne kadar para borçlandığını yakından takip etmek için satın alma defterlerini düzenli bir şekilde güncellemeleri akıllıca olacaktır. Ek olarak, takip edilmesi kolay bir kayıt tutma sistemi gereklidir, böylece karışıklık tedarikçilere belirli bir zamanda çok az veya çok fazla ödeme yapmaz. Bu, her satın alma ve ödemeyi numaralandırmak suretiyle gerçekleştirilebilir, böylece bulunması ve tanımlanması kolaydır.
Tüm bu kayıt tutma, bilgisayar teknolojisinde kaydedilen ilerlemeler ile işletmeler için çok daha kolay hale getirildi. Sadece birkaç basit tuş vuruşuyla kaydedilen ödemeler ve satın alımlar ile temel olarak dijital bir satın alma defteri görevi gören yazılım hazır. Bir işletme, ödeme ve satın alma kayıtlarını bilgisayara geçirmiş olsa bile, kayıtlarının tarihlenmesini engellemek için girişleri güncelleme konusunda gayretli olduğundan emin olmalıdır.
