Bir geri ödeme planı, başka bir işletme adına masrafları olan bireyleri geri ödemeye yönelik yapılandırılmış bir stratejidir. Bu tür planın en yaygın örneği, çalışanların iş sorumluluklarını yerine getirirken yaptıkları harcamaları karşılamakla ilgilidir. Bu tür planlar, çalışanın zamanında geri ödenmesini sağlamanın yanı sıra, işverene verilen görevin yerine getirilmesiyle ilgili tüm maliyete ilişkin doğru kayıtları tutmada yardımcı olur.
Geri ödeme planları hesap verilebilir ve hesap verilemez olarak yapılandırılabilir. Hesap verebilir bir plan, çalışanın geri ödemeye hak kazanmış olan giderler için makbuz göndermesini ister. Sorumsuz bir geri ödeme planı, çalışanın geri ödenmeden önce masrafı yazılı olarak beyan etmek zorunda olmasına rağmen, makbuz gerekmeyen masrafları kapsar. Örneğin, müşterileri akşam yemeğine çıkaran bir çalışanın, masraflarını telafi etmek için yemek makbuzunu ibraz etmesi gerekecektir. Aynı zamanda, çalışan işveren adına görevlerini yerine getirme sürecinde özel aracını kullanıyorsa, genellikle masraf çeki veya talep formunda kullanılan toplam kilometre miktarını verir. İşveren, geçerli düzenlemelere ve uygulanan uygulamalara dayanarak, verilen geri ödeme miktarını belirler.
Vergi indiriminde, geri ödeme planına katılan bir çalışanın normal olarak tazminat giderlerini kişisel gelir vergisi beyannamelerinde indirim olarak talep etmesine izin verilmez. İşveren, şirketin bulunduğu ülkede yürürlükte olan vergi kanunlarında yer alan hükümlere tabi olarak, geri ödeme olarak ödenen masrafları talep edebilir. Bazı ülkelerde, çalışanın belirli bir geri ödeme şeklini, bilhassa özel olarak cepten yapılan harcamaların olmadığı kilometre gibi durumlarda, gelir olarak beyan etmesi gerekebilir.
Bir geri ödeme planında çok çeşitli masraflar karşılanabilir. İşlerinin bir parçası olarak seyahat eden çalışanların genellikle uçak bileti, konaklama, araç kiralama ve geri ödeme için yemekler gibi harcamaları göndermelerine izin verilir. Bir çalışana, şirket için yerel bir etkinlikte iş temsilcisi olarak görev yapmak gibi özel bir proje üzerinde çalışırken yapılan harcamalardan da tazmin edilebilir. Genellikle, devlet düzenlemeleri geri ödemeli bir gider olarak kabul edilenin kapsamını ve işverenin vergi beyannamelerini doldururken geri ödemeli masrafı talep edebilmesi için hangi prosedürlerin uygulanması gerektiğini tanımlamaktadır. Bu düzenlemeler tipik olarak, bir işletmenin geri ödeme planını yapılandırmak ve uygulamak için kullandığı iç politikaları ve prosedürleri şekillendirir.
