Hissedarlar sicilleri, belirli bir şirkette hisse senetlerine sahip yatırımcıların bir listesidir. Kaydın tam yapısı, şirketin tüzüğüne göre ihtiyaç duyulan bilgilere ve şirketin merkezi olduğu yargı yetkisine getirilen şartlara bağlı olacaktır. Genel olarak, hissedarlar sicilinde yer alan bilgilerin tescilli olduğu kabul edilir ve yalnızca şirketin yetkili çalışanları, diğer hissedarları veya hissedarlarla etkileşimde bulunmak için şirket tarafından kiralanan herhangi bir temsilci tarafından kullanılabilir.
Bir hissedar siciline dahil edilen verilerde farklılıklar olsa da, hemen hemen tüm versiyonlarda çeşitli bilgiler bulunmaktadır. Şirkette hisse sahibi olan her bireyin mevcut fiziksel ve posta adresleriyle birlikte hissedarının tam yasal adı bir zorunluluk olarak kabul edilir. Her pay sahibinin sahip olduğu pay sayısı ve türü de pay sahiplerinin kaydında bulunur. Hisse bedelleri ve hissedarın işgali gibi detayların sicil detaylarına dahil edilmesi olağandışı değildir.
Bir hissedar kaydına erişim genellikle sınırlıdır. İşletme finansmanını doğrudan yöneten şirket çalışanları, gerektiğinde ve gerektiğinde sicile danışabileceklerdir. Çoğu firma, hissedarların kayıt defterine erişebilmesi için, kendi bilgilerini güncellemek veya diğer hissedarlarla ilişkilendirilmiş iletişim bilgilerini almak için iş günü için belirli saatler ayırmaktadır. Aynı şekilde, acentalar aynı zamanda hissedarlar siciline erişebilirler, erişimi sadece şirket tarafından verilen görevleri yönetmek için ihtiyaç duydukları verilerle sınırlıdırlar.
Ulusal kanunlar, herhangi bir şirketin hissedarlarının kimler ve ne zaman kayıt yaptırmaları dışında taraflarca erişilebileceği konusunda sınırlar koyar. Kayıt defterinden elde edilebilecek verilerin kapsamı da sınırlı olabilir. Örneğin, ulusal yasalar bir gazetecinin belirli bir yatırımcının belirli bir işletmede hissedar olduğunu belirleyebilmesine izin verebilir, ancak gazetecinin yatırımcı için payları için ne kadar ödeme yaptığını ortaya çıkarmasına izin vermeyebilir. Ayrıca, bazı işletmelerin tüzükleri, genel halka sunulan bilgilerin türünü sınırlandırmaktadır. Bu, her yatırımcının mahremiyetinin korunmasına yardımcı olurken aynı zamanda genel halka eşit miktarda açıklama sağlar.
