Bir araç geri ödemesi, bir şirket veya devlet kurumu adına iş yaparken kişisel bir aracı sürmenin bedeli karşılığında bireysel bir sürücünün geri ödenmesini ifade eder. Geri ödeme tipik olarak, bir çalışanın veya aracının müşterilerle buluşmak, özel programlar yapmak veya herhangi bir sayıda işle ilgili diğer görevler amacıyla belirli iş yerlerine gidip geldiği mil sayısına göre hesaplanır. Seyahatle ilgili harcamaları olan çalışanlara yardımcı olmak için bir araç geri ödeme programı hazır olunca, sürüş başına önerilen mil başına kesin miktar bir seyahat yapılmadan önce anlaşılır.
Sürülen mil için bir araç geri ödemesi alabilmek için, çalışanların çalışma süresi boyunca kullanılan kilometre değerinin doğru bir şekilde hesaplanabilmesi için başlangıç kilometre değerlerini ve son nokta değerlerini belgelemeleri gerekir. Uygun raporlama formlarını kullanarak kilometre miktarlarını gönderdikten sonra, çalışanlara genellikle kullanılan kilometre için ayrı bir kontrol verilir veya bir çalışanın gelecekteki maaşına kilometre için bir geri ödeme dahil edilebilir. Mil başına miktarlar da genellikle federal kilometre geri ödeme hesaplamalarına göre belirlenir.
Bir araç geri ödeme planı, çalışma süresince kendi araçlarını kullanmaları gereken çalışanlar için yakıt ve bakım maliyetlerini dengelemeye yardımcı olur. Bu, özellikle birden fazla şantiyeye sürüş yapmak veya bir şirket veya devlet kurumu adına diğer saha görevlerini yerine getirmek için çok fazla zaman harcayan çalışanlar için yararlıdır. Geri ödeme için teklif edilen miktarlar şirketler arasında farklılık gösterebilir, ancak bir kuruluş içinde her bir çalışan, şirket içinde kişisel bir araçla sürülen kilometre için, diğerleriyle aynı oranda geri ödenir.
Araç geri ödemesi sadece otomobil seyahati için teklif edilmekle kalmaz, aynı zamanda birçok ajans çalışanlara diğer kişisel araçların kullanımına da geri ödeme yapar. Bu tür birkaç araçta uçaklar veya motosikletler bulunur. Ancak, araç geri ödeme yapılması bekleniyorsa, diğer kişisel araçları kullanmak için özel izinler kullanılmadan önce verilmelidir.
Bazı durumlarda, doğrudan bir işverenin yanı sıra başka bir kurum tarafından başka tür bir araç iadesi teklif edilebilir. Amerika Birleşik Devletleri'nde, İç Gelir Servisi (IRS), özel amaçlı bir aracı ticari amaçlar için kullanmanın yanı sıra, iş yapmak için de taşınan bireyler için özel oranlar hesaplamıştır. Ücretler, belirli hayır kurumları veya tıbbi amaçlar için kişisel araçlar kullanan kişiler için de geçerlidir. Bu oranların her birinin miktarı farklıdır, ancak her biri ulaşım maliyetlerini yansıtan en son araştırmalara göre hesaplanmaktadır. Birey bu faaliyetler için kullanılan toplam kilometreyi hesapladığında, IRS kişisel vergileri rapor ederken toplamın vergiden düşülebilir olarak alınmasına izin verir.
