Muhasebe verileri, bir muhasebe beyanını destekleyen bir finansal dokümantasyon organıdır. İnsanlar finansal tabloları ve beyannameleri hazırlamak için bu verileri kullanırlar ve denetçiler bir ifadenin doğruluğunu onaylamak için incelemeyi yapabilir. Bir banka veya şirketle hesaplarıyla ilgili anlaşmazlıkları olan kişiler, şirketin belirli bir sonuca veya dengeye nasıl ulaştığını belirlemek için muhasebe verilerini de isteyebilir. Muhasebe sorunlarından insanların yasal olarak yanlış yaptıklarından şüphelenildiği durumlarda bu bilgiler mahkeme celbine tabidir.
Bazı şirketler elektronik muhasebe verilerini tutar. Muhasebe departmanındaki personel elektronik bir sistemde finansal faaliyetlere girer ve sistem aynı zamanda otomatik aktivite ile de karşılaşabilir. Örneğin, birileri markette banka kartını çektiğinde, sinyal bankanın muhasebe sistemine gidecektir ve satın alma işlemini yansıtacak şekilde otomatik bir ayarlama gerçekleşecektir. Elektronik belgeleri yedeklemek için basılı kopyalar bulunabilir.
Diğer muhasebe verileri kağıt biçiminde mevcuttur. Bu kişisel çek defterleri, makbuzlar ve benzeri şeyleri içerebilir. Kağıt kayıtları olan şirketler, kayıpları önlemek için bunları güvenli bir yerde saklarlar ve ihtiyaç duyduklarında bilgiye erişebileceklerinden emin olmak için referans ve rahatlık için kopyalar çıkarabilirler. Bazen, daha kolay ve erişilebilir olmasını sağlamak için bu verileri sayısallaştırmaya yönelik adımlar uygulanabilir ve bazı eski kayıtlar mikrofilm veya başka arşiv formatlarında saklanabilir; çünkü orijinal belgeler artık mevcut değildir.
Kanun, insanların yedi yıl gibi muhasebe verilerini belirli bir süre boyunca tutmasını gerektirir. Bu süreden sonra, insanlar eski finansal kayıtları parçalamayı ya da başka bir şekilde imha etmeyi seçebilirler, ancak birçok şirket saklamayı tercih etse de, gelecekte araştırmalar, karşılaştırma raporları ve diğer faaliyetler için değerli olabilir. Vergi denetçileri ve düzenleyiciler gibi kişiler, finansal tablolar hakkında endişeleri varsa ve bilgileri kendileri için doğrulamak istiyorlarsa tam muhasebe verilerini isteyebilirler.
Muhasebe verilerini incelerken, insanlar görünürdeki eşitsizliklere veya kafa karıştırıcı girdilere çok dikkat ederler. Bu, eksik bilgilerin kanıtlarını, yapılan açıklamalarla uyuşmayan kâğıt belgeleri ve diğer yanlış anlama veya yanlışlık belirtilerini içerebilir. Birisi büyük miktarlarda muhasebe verilerini gözden geçirmesi gerektiğinde, malzemeyi gözden geçirmek ve denetim faaliyetlerinden hiçbir şeyin kaçmadığından emin olmak için başkalarının çalışmalarını iki kez kontrol etmek için bir grup insan katılabilir.
