Muhasebe bilgi sistemi, şirketlerin ticari veya finansal işlemlerle ilgili bilgileri korumak için kullandıkları yöntem ve süreçler sistemidir. Tarihsel olarak, bu sistem kağıt defterlerini, dergileri ve diğer finansal raporları içermektedir. Ticari işletme sahipleri ve muhasebeciler ticari faaliyetlerini yürütürken doğru mali kayıtları tutmak için bu defterleri ve dergileri aktif olarak kullanmaktan sorumluydu. Bilgi teknolojisinin gelişimi, şirketlerin bu muhasebe bilgi sistemini bilgisayarları, sunucuları ve muhasebe yazılımını kullanarak otomatik bir sürece dönüştürmelerini sağlamıştır.
Muhasebe döngüsü, çoğu şirketin muhasebe bilgi sistemlerinde itici bir güçtür. Bu döngü, işlemlerin tanımlanmasını ve analiz edilmesini, günlük defterine genel giriş defterine giriş ve kayıt yaptırmayı, bir deneme dengesi hazırlamayı, girişleri düzeltmeyi, düzeltilmiş bir deneme dengesi oluşturmayı, finansal tablolar oluşturmayı, kapanış girişleriyle hesapları sonlandırmayı ve bir son deneme dengesi oluşturmayı ve hesap dönemi için finansal tablolar. Bu temel adımlar, ister manuel ister bilgisayarlı olsun, şirketlerin muhasebe bilgi sistemlerini geliştirmelerine yardımcı olur.
Muhasebe yazılımı paketleri genellikle geleneksel manuel muhasebe işlemlerine dayanan birkaç farklı modülden oluşur. Modüller genel muhasebe, sabit kıymetler, ödenecek hesaplar, alacak hesapları, bordro ve diğer özel modülleri içerir. Her bir modül, şirketlerin muhasebe döngüsü adımlarında bilgileri taşıyabileceği bir sistem yaratır. Bu bilgilerin elektronik olarak aktarılabilmesi, şirketin finansal bilgilerin raporlanmasındaki doğruluğunu ve zamanındalığını artırabilir.
Bilgisayarlı muhasebe sistemleri genellikle şirket çalışanlarının, işletme verilerini girmek yerine, çeşitli işletme bölümlerinden toplanan bilgileri incelemeye daha fazla odaklanmalarını gerektirir. Bu sistem bireysel muhasebecilerin geleneksel kağıt defterlerden daha az zamanda daha fazla bilgi işlemesine olanak sağlar. Muhasebe yazılımı ayrıca, bir iç inceleme süreci kullanarak finansal bilgilerin doğruluğunu ve geçerliliğini kontrol eden otomatik dahili korumalara sahip olabilir. Bu işlem genellikle, temel veri giriş hatalarının ve diğer saçma bilginin muhasebe bilgi sistemine girmesini sınırlar.
Şirketler hem manuel hem de bilgisayarlı muhasebe işlemlerini içeren bir karma muhasebe bilgi sistemi kullanmayı seçebilirler. Satıcı faturaları, bordro zaman çizelgeleri ve sözleşmeli anlaşmalar gibi bazı işletme veya finansal bilgilerin bir muhasebeci tarafından gözden geçirilmesi gerekebilir. Karma çalışanların kullanılması daha iyi bir inceleme süreci sağlayabilir çünkü muhasebe çalışanları finansal bilgileri sorgulayabilir ve muhasebe sistemine bilgi girmeden önce geri bildirim isteyebilir. El ile gözden geçirme işlemi, şirketin iç kontrolleri tarafından da istenebilir. Bu iç kontroller, bir şirketin muhasebe yazılımına, yanlış olan veya önceden beklenenden daha yüksek finansal yükümlülükler teşkil eden hiçbir bilgi girmemesini sağlar.
