Bir muhasebe notu, okuyucunun yararı için netleştirmek veya genişletmek üzere bir finansal tabloya eklenen bir bilgi parçasıdır. Muhasebe notları farklı şekillerde biçimlendirilebilir ve sunulabilir. Çoğu muhasebe yazılımı muhasebe notlarını girmek için bir sisteme sahiptir ve insanlar defter ve el ile tutulan diğer kayıtlara da notlar girebilirler. Muhasebe notları varsa, muhasebe kayıtlarını incelerken, önemli bilgiler sağlayabilecekleri için gözden geçirmeleri önemlidir.
Muhasebe kayıtlarını tutmak için temel biçim oldukça katıdır. Bu, gerekli bilgilerin bulunduğu ancak yerleştirmek için uygun bir yer olmadığı durumlar yaratabilir. Bu durumlarda, bilgiyi okuyucular tarafından anlaşılacak şekilde sağlamak için bir muhasebe notu kullanılır. Bu notlar hesabın geri kalanıyla birlikte sunulur, böylece hesabı inceleyen kişiler tarafından dikkate alınabilir.
Muhasebe notları, muhasebe girişlerinin anlaşılmasını kolaylaştıran içeriğe dayalı bilgiler sağlayabilir. Okuyucunun neden dahil olduğunu ve muhasebecinin belirli bir sayıya nasıl ulaştığını anlaması için bir bilgi parçasını açıklayabilir veya genişletebilir. Ayrıca bir muhasebe girişini etkileyebilecek değişiklikler hakkında bilgi sağlayabilir. Muhasebe kayıtları oluştururken, insanlar ek bilgilerin alakalı veya önemli olup olmadığına karar verir ve bu bilgileri gerektiği gibi iletmek için bir muhasebe notu eklemeyi seçebilirler.
Bir muhasebe notunun bir başka kullanımı, birçok farklı kişinin kayıtlara erişebildiği ve bilgi iletebilmesi gereken büyük bir şirket tarafından kullanılan bir muhasebe sisteminde olabilir. Notlar, belirli müşterilerle veya şirketlerle etkileşimi izlemek ve diğer bölümlerdeki insanlar için yararlı olabilecek arka plan bilgileri sağlamak için kullanılabilir. Örneğin, bir müşteri kaydı, müşterinin mevcut almak için bir ödeme planı üzerinde çalıştığını veya bir müşterinin hesabının bir kısmının affedildiğini ve artık ödenmemiş olarak kabul edilmediğini belirten bir muhasebe notu içerebilir.
Bazen bir muhasebe girişi, raporun altında veya sonunda bulunan dipnotlara karşılık gelen küçük bir üst simge numarası ile işaretlenir. Diğer durumlarda, muhasebe notları görmelerini kolaylaştırmak için girişle aynı satıra girilebilir. Muhasebe notları ayrıca faydalı tarihsel bağlam da sağlayabilir; tarihçiler, açıklamalı muhasebe defterlerinden vecizli muhasebe kayıtlarından çok daha fazla şey elde ederler.
