Bir muhasebe kaydı, bir bireyin veya işletmenin finansal durumu hakkında bilgi sağlayan her türlü elektronik veya basılı kopya belgesidir. Bu tür kayıtlar, defterler, dergiler ve diğer muhasebe defterleri gibi daha ayrıntılı muhasebe kayıtları oluşturmak için kullanılır. Bu belgelerin asıl işlevi, belirli bir zaman dilimine ilişkin tüm finansal işlemlerin, elde edilen gelir ve ilgili giderler için yapılan ödemeler de dahil olmak üzere kesin bir tarihçesi oluşturmaktır. Para işlemleri ile birlikte, bu hesap defterleri de varlıklar ve borçlar arasındaki dengeyi belirlemeyi mümkün kılar.
Muhasebe kayıt defterlerinin hazırlanması ve sürdürülmesi sürecinin bir parçası olarak birçok belge bulunmaktadır. Bir işletme tarafından düzenlenen faturalar, defterlerde ve dergilerde not edilen ve izlenen temel belgelerden biridir. Faturalar, işletme tarafından makul olarak tahmin edilebilecek potansiyel geliri takip etmeyi mümkün kılar. Muhasebe defterlerine faturaları ve fatura tutarlarını girerek, müşterilerin geldiğinde ve geldiğinde banka hesabına yatırılmaya hazır oldukları çek veya diğer ödeme şekillerini uygulamak çok daha kolaydır.
Bir işletme tarafından yapılan satın alımlarla ilgili faturalar, muhasebe kayıt defterlerinin doğru tutulmasında da önemlidir. Bir işletme tarafından düzenlenen faturalarda olduğu gibi, alınanların faturaları ödenecek kayıtlara kaydedilmesi gerekir, bu faturalar için ödeme yapılmasına ilişkin bir program oluşturulmasını kolaylaştırır. Bu faturalardaki bakiyeyi kapatmak için kullanılan çek veya ödeme şekli de bir muhasebe kaydı olarak kabul edilir ve genellikle uygun faturayla birlikte ödenecek hesaplar içinde belirtilir.
İşletmenin işleyişine dahil olan tüm parasal işlemler bir ya da diğer tür muhasebe kayıtları olarak kabul edilir. Hem manuel hem de elektronik kopyalar dosyada tutulur, bu da günlük girişlerini kontrol etmeyi ve tüm kayıtların doğru sırada olmasını sağlar. Genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uyulduğunda, herhangi bir borç veya alacak işlemi ile ilgili varlıkların uygun kayıtlarını, borç kayıtlarını ve bu kayıtların alt gruplarını almak çok daha kolaydır.
Muhasebe kayıt defterlerinin bir şekilde doğru bir şekilde tutulması vergi amacıyla genellikle gereklidir. Bu hem işletmeler hem de işletmeler için geçerlidir. Temel destekleyici belgelerin kopyalarının saklanamaması, bir vergi denetimi yapıldığında sık sık sorunlar yaratabilir ve bazı kesintilerin dokümantasyon eksikliğine izin vermemesine neden olabilir. Bu sebeple, birçok kişi ve işletme tüm girişleri düzenli tutmak için muhasebe yazılımından yararlanırken, muhasebe kayıt defterlerinde yapılan girişleri yedekleyen çek, fatura ve diğer destekleyici belgelerin kopyalarını tutar.
