Standart bir muhasebe sistemi genellikle ticari işlemlerle ilgili çeşitli bilgileri tutmak için bir dizi defter ve dergi kullanır. Alacak hesapları iştiraki defteri, kontrol hesabı altında kalan bu tür bir muhasebe defteridir. Alacak hesapları, şirkete önceki alımlar için borçlu olduğu tüm müşterileri listeler. Alacak hesapları bağlı defter, bu müşterilerin her biri için özel bilgileri tutar. Her bir bağlı defterdeki bilgiler yalnızca tek bir müşteriyle ilgilidir ve tipik olarak müşterinin şirketle olan ilişkisinin başlamasına ilişkin bilgileri tutar.
Alacak bağlı ortaklık defteri için bir kontrol hesabı, genellikle alacak olan ana hesaptır. Ana hesap, basitçe, her bir bağlı ortaklıktaki tüm bakiye bakiyelerin toplamıdır. Örneğin, bir şirketin para borcuna sahip 100 müşterisi varsa, her müşterinin, müşterinin borçlu olduğu tutarı gösteren bir alacak hesabı vardır. Ana hesap tüm bireysel bakiyeleri alır ve şirketin bilançosuna giren bir numaraya alır. Muhasebe defterlerinde ana kontrol hesabında bağlı ortaklık defterinde olduğundan daha az bilgi yoktur.
Alacak bağlı ortaklık defteri, iş ortamındaki her şirkete özel olabilir. Bu muhasebe uygulaması için belirli ulusal muhasebe standartları bulunmadığı sürece, genel muhasebe defterine dahil edilmesi gereken hiçbir bilgi bulunmamaktadır. Şirketler bunları, bu verileri inceleyenlerin ihtiyaçlarına en uygun bilgiyi oluşturabilirler. Bazı durumlarda, bir kamu muhasebe firması tarafından talep edilen alacaklı bağlı ortaklık hesaplarında bazı bilgiler gerekli olabilir. Kamu muhasebe şirketleri, bağlı defterleri kurma konusunda rehberlik etme eğilimindedir, bu nedenle her şirket iş ortamında belirli uyum yasaları dahilindedir.
Alacak olan bağlı şirket defteri için hesaplara yakından ilgili bir diğer bağlı defter, şüpheli hesapların ödenmesidir. Bu hesap, orijinal açık hesaplarını alacak bakiyelerini ödemekte gecikmiş olan tüm bireyleri gösterir. Bu ikincil bağlı defter, alacak hesabı ana hesabının varlık bakiyesini düşürür. Bir şirketin muhasebe politikalarına bağlı olarak, bilanço yalnızca ana hesap alacak hesabı ile toplam şüpheli hesap ödeneği arasındaki farkı gösterebilir. Bir şirketin önceki satışlardan elde etmeyi beklemeyeceği para miktarı hakkında paydaşları bilgilendirmek için açıklama yapılması gerekebilir; bu tutar işletme giderlerinde kaybedilen nakit ile sonuçlanır.
